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Automatización para campamentos
Inscripciones por turno, autorizaciones, alergias, pagos y avisos a las familias. Lo que un campamento o centro de ocio educativo puede automatizar.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Un campamento se prepara durante meses y se vive en pocas semanas. En primavera llegan las inscripciones, las dudas y los papeles. En julio, cuarenta familias quieren saber a la vez si su hijo ha llegado bien. Y los monitores están con los niños, no con el móvil.
Gran parte de lo que se repite cada verano puede quedar preparado de antemano.
Lo que preguntan las familias.
- «¿Quedan plazas en el turno de julio?»
- «¿Qué tiene que llevar en la mochila?»
- «Es celíaca, ¿cómo lo hacéis con la comida?»
- «¿Podemos llamarle durante la semana?»
- «¿Se puede pagar en dos veces?»
Un sistema contesta con las fechas de cada turno, las plazas libres, la lista de equipaje y tus normas de contacto. La pregunta de la alergia la recoge y la pasa a quien lleva la cocina.
Lo que puede salir solo.
- Inscripción por turno. Datos del niño, edad, turno y talla de camiseta. Cuando un turno se llena, lista de espera.
- Pagos. Reserva de plaza y resto, con recordatorio antes de cada plazo.
- Documentación. Tarjeta sanitaria, autorizaciones y ficha médica: se pide lo que falte hasta tenerlo todo.
- Reunión informativa. Fecha, hora y lo que se va a explicar, con recordatorio.
- Antes de salir. Hora y lugar de salida, lista de equipaje y teléfono de contacto.
- Durante el turno. Un mensaje diario a las familias con las actividades del día. Las fotos, solo a quien dio permiso.
- Al volver. Una encuesta corta y el aviso de las fechas del verano siguiente.
Menores, alergias y autorizaciones.
Aquí no hay atajos. Las autorizaciones de padres, madres o tutores se piden por escrito: actividades, salidas, imagen y quién recoge. Las alergias y la medicación se anotan en la ficha. Lo que puede comer cada niño lo confirma una persona del equipo junto con la cocina. Los datos de los niños se tratan con mucho cuidado; cómo se recogen y se guardan lo confirma quien lleve tu protección de datos.
Si un niño se pone malo, su familia recibe la llamada de una persona, nunca un mensaje automático.
Monitores y coordinación.
Detrás de cada turno hay un equipo que también necesita orden. Quién cubre cada grupo, quién tiene el día libre, qué actividad toca a cada hora. Si el cuadrante llega a cada monitor por escrito, y los cambios se avisan solos, la coordinación deja de hacerse a gritos en el comedor. Y el mensaje diario a las familias sale de lo que los monitores marcan en el móvil.
Cómo llegan las familias nuevas.
Buscan entre enero y abril: «campamento de verano», «campamento de inglés», «campus de fútbol», «colonias urbanas» con la zona. Leen opiniones y miran fotos de las instalaciones. Una web con cada turno, las actividades, los horarios y cómo inscribirse es la base; lo vemos en el diseño web. En esos meses, los anuncios en Google ayudan a aparecer justo cuando las familias deciden el verano.
Lo que puedes preparar este invierno.
- Cierra las fechas de los turnos y las plazas de cada uno.
- Escribe la lista de equipaje y tus normas de llamadas con las familias.
- Revisa el modelo de autorización con quien lleve tu protección de datos.
- Prepara la ficha médica en un formulario que se rellene con el móvil.
- Escribe a las familias de este verano para contarles las fechas nuevas.
Preguntas frecuentes
¿Vale también para ludotecas y planes de fin de semana?
Sí. Cambia el calendario, pero inscripciones, pagos y autorizaciones funcionan igual.
¿Pueden ver las familias dónde está el grupo en cada momento?
No hace falta y no lo recomendamos. Lo habitual es un mensaje diario con lo que se ha hecho.
¿Y si un monitor no tiene tiempo de mandar el mensaje del día?
Basta con que marque tres cosas en el móvil. El mensaje sale con eso y con las fotos autorizadas.
¿Hay que contratar todo el año?
No. Sin permanencia: se usa en temporada y se para el resto.
Trato directo y personal
Que las familias estén tranquilas y el equipo, con los niños.
Llámanos o escríbenos por WhatsApp en invierno, que es cuando hay tiempo para prepararlo. Te contesta una persona y te damos un precio ajustado a lo que necesites. Más páginas: pedir documentos a clientes, firmar documentos a distancia, clubes y escuelas deportivas y la automatización de la empresa.
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