Solución
Firmar contratos y autorizaciones a distancia
Que el cliente firme un contrato o una autorización con el móvil, sin venir. Qué tipos de firma hay, qué validez tienen y qué confirmar antes.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«El contrato está listo, pero el cliente no puede venir a firmar hasta la semana que viene.» Y en una semana puede cambiar de idea. O vive en otra ciudad. O trabaja justo en tu horario. El papel espera en la mesa y el trabajo no empieza.
Hoy casi todo se puede firmar con el móvil. Lo que hay que saber es qué firma sirve para cada papel.
No todas las firmas son iguales
De menos a más, estas son las formas habituales:
- Una imagen de la firma pegada en un PDF. Es lo más fácil y lo que menos acredita. Cualquiera puede pegar una imagen.
- Firma con enlace y código. El cliente recibe un enlace, lee el documento, firma con el dedo y confirma con un código que le llega al móvil. Queda un registro de quién, cuándo y con qué teléfono.
- Firma con certificado digital. La que se usa con la Administración. Acredita mucho mejor la identidad, pero el cliente tiene que tener el certificado instalado.
- Firma ante notario. Algunos documentos la necesitan, y ahí no hay atajo con el móvil.
¿Qué validez tiene?
Depende del documento. Para un presupuesto aceptado o una autorización sencilla, la firma con enlace y código suele bastar. Para otros contratos puede hacer falta más. Y hay papeles que la ley exige firmar de una forma concreta.
Nosotros no decidimos qué firma necesita cada documento. Eso lo confirma tu asesoría o tu abogado. Lo que hacemos es dejar el sistema preparado para que funcione como te digan.
Lo que puedes hacer hoy
- Haz una lista de los documentos que firmas con clientes: contratos, autorizaciones, hojas de encargo, presupuestos.
- Al lado de cada uno, apunta si hoy el cliente tiene que venir solo para firmar.
- Pregunta a tu asesoría o a tu abogado qué tipo de firma vale para cada uno.
- Para lo más sencillo, empieza a pedir la aceptación por escrito, aunque sea por WhatsApp, y guárdala.
- Si ya tienes certificado digital, aprende a firmar un PDF con él. No es difícil y te servirá para muchas cosas.
Firma con el móvil, de principio a fin
Con un sistema de firma, el proceso queda así:
- Preparas el documento, o sale relleno solo con los datos del cliente.
- El cliente recibe un enlace por WhatsApp o por correo, lo lee y firma.
- Tú recibes el documento firmado con su registro, y se guarda en la carpeta del cliente.
Si alguien no firma en unos días, el sistema se lo recuerda. Y tú ves de un vistazo qué está pendiente de firma y qué no.
Lo que hay que cuidar
Identidad. Antes de mandar el enlace, comprueba que el teléfono y el correo son del cliente. Si el documento es importante, pide además una foto de su DNI.
Protección de datos. Un contrato firmado lleva datos personales. Se guarda con acceso limitado, y el cliente debe saber para qué se usan.
Que lo lea. La firma tiene sentido si el cliente ha podido leer lo que firma. Nada de enlaces que solo enseñan la última página.
¿Quién firma más papeles?
Una inmobiliaria, con encargos de venta, reservas y contratos de alquiler. Un despacho de abogados, con hojas de encargo y autorizaciones. Un concesionario, con pedidos, mandatos y la documentación de cada coche.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que instalar algo?
Con la firma por enlace y código, no. Abre el enlace en el móvil y firma. Con certificado digital, sí necesita tenerlo.
¿Se puede firmar un contrato de alquiler así?
Depende de lo que te diga quien lo redacte. Muchos se firman a distancia, pero confírmalo antes.
¿Qué pasa si el cliente dice que no firmó él?
Para eso sirve el registro: quién recibió el enlace, con qué teléfono y a qué hora. Ayuda, pero ningún sistema elimina del todo una disputa.
¿Sirve para firmar entre dos partes?
Sí. El documento va a cada uno por turno y al final todos reciben la copia firmada.
Trato directo y personal
Cuéntanos qué tienes que firmar
Mándanos un WhatsApp o llámanos y dinos qué papeles firman tus clientes. Lo miramos contigo, con trato directo y personal. Trabajamos con un precio ajustado a lo que necesites, que te decimos antes. Y sin permanencia: si un día no lo usas, se da de baja.
Sigue leyendo: pedir documentos sin perseguir a nadie, rellenar contratos que son siempre iguales y automatización para tu empresa.
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