Solución
Pedir documentos a los clientes sin perseguirlos
DNI, nóminas, escrituras: pedir papeles y esperar semanas. Cómo pedir lo justo, recibirlo bien y recordar lo que falta sin estar encima de nadie.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Le pido los papeles cuatro veces y siempre falta uno.» El DNI por una sola cara. La nómina de hace tres meses en lugar de la última. Una foto tan oscura que no se lee. Y el trámite parado mientras tanto, con el cliente preguntándote por qué no avanza.
Casi nunca es dejadez. Es que pedir documentos bien es más difícil de lo que parece.
Por qué se atasca
- La lista llega en un mensaje largo y el cliente se queda con la mitad.
- Se pide con nombres que solo entiende quien trabaja con ellos: «la nota simple», «el volante de empadronamiento».
- No se dice cómo conseguir cada papel ni dónde se pide.
- Cada documento llega por un sitio: dos por WhatsApp, uno por correo, otro en mano.
- Nadie lleva la cuenta de qué ha llegado y qué falta.
Cómo pedirlos para que lleguen
Una lista corta y numerada, con una línea por papel. Al lado, qué es y dónde se consigue. Por ejemplo: «3. Volante de empadronamiento. Se pide en tu ayuntamiento, en persona o en su web».
Y al final, una fecha que motive: «Si me lo mandas antes del viernes, lo presento el lunes».
Lo que puedes hacer hoy
- Escribe la lista de papeles de tus tres encargos más habituales, cada una en un documento.
- Explica en una línea dónde se consigue cada papel.
- Añade cómo tiene que ser la foto: entera, con luz y sin dedos encima.
- Abre una carpeta por cliente y marca lo que va llegando.
- Pon un recordatorio en el móvil para revisar los pendientes dos veces por semana.
Qué puede hacer un sistema
- Mandar la lista adecuada para cada trámite en cuanto el cliente entra.
- Darle un enlace para subir los documentos, todos al mismo sitio.
- Comprobar que cada archivo se lee, que está entero y que el DNI no está caducado.
- Recordar lo que falta cada pocos días, sin volver a pedir lo que ya mandó.
- Avisarte cuando el expediente está completo.
Lo que necesita criterio lo decide una persona: si un documento vale para ese trámite o si hace falta otro. El sistema no lo valora.
Datos personales, con cuidado
Lo que te mandan son datos de personas, y eso obliga:
- Pide solo lo necesario. Si para un trámite no hace falta la nómina, no la pidas.
- Avisa de para qué es. Quien te manda su DNI tiene que saber qué vas a hacer con él.
- Usa un canal seguro. Un enlace privado es preferible a un grupo de WhatsApp o a un correo reenviado.
- Guárdalo bien y bórralo a tiempo. Con acceso solo de quien lo necesita, y sin conservarlo más de lo que haga falta.
Cuánto tiempo guardar cada documento y qué debe decir el aviso al cliente sobre sus datos, te lo confirma tu asesoría o tu abogado.
Dónde se pide más papel
En una gestoría, con un listado distinto para cada trámite. En una asesoría, que necesita los papeles de cada cliente antes de cada plazo. En una inmobiliaria, con la documentación del piso, la del que vende y la del que compra.
Preguntas frecuentes
¿Y si el cliente no sabe usar el enlace?
Puede seguir mandándolo por WhatsApp. El sistema lo recoge igual y lo guarda en su carpeta.
¿Comprueba que el documento es auténtico?
No. Comprueba que se lee y que está completo. Si un papel es válido o no, lo decide una persona.
¿Puede pedir papeles a la Administración en nombre del cliente?
Eso depende de cada trámite y de las autorizaciones que el cliente haya firmado. Sin ellas, no se hace.
¿Cada cuánto recuerda lo que falta?
Lo eliges tú. Lo habitual es un aviso cada dos o tres días y, si al tercero sigue sin respuesta, una llamada tuya.
¿Sirve para documentos que mando yo al cliente?
Sí. Lo que tú le entregas también puede quedar en su carpeta, con aviso de que está disponible.
Trato directo y personal
¿Te perseguimos nosotros los papeles?
Llámanos y cuéntanos qué documentos pides más. Al teléfono estará una persona, no un robot. Te explicamos cómo lo montaríamos y te damos un precio ajustado a lo que necesites antes de tocar nada. No hay permanencia, así que lo dejas cuando quieras.
Te puede interesar también firmar a distancia, encontrar cualquier papel en segundos y la automatización del despacho.
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