Sector
Automatización para gestorías
Menos llamadas de «¿cómo va lo mío?» y menos papeles perseguidos. Qué se puede automatizar en una gestoría y cómo conseguir más encargos.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
En una gestoría el trabajo de verdad es el trámite. Pero buena parte del día se va en otra cosa: contestar «¿cómo va lo mío?», explicar por quinta vez qué papeles hacen falta y perseguir al cliente que mandó la foto del DNI cortada.
Casi todo eso se puede quitar de encima sin cambiar tu forma de tramitar.
Lo que te preguntan una y otra vez.
- «¿Qué necesito para cambiar el coche de nombre?»
- «¿Os ha llegado lo que os mandé ayer?»
- «¿Cómo va lo mío?»
- «¿Cuánto tarda?»
- «¿Puedo pagar por transferencia?»
Son preguntas con respuesta conocida. Un sistema bien preparado las contesta por WhatsApp a cualquier hora, con tus textos y tus condiciones. Para el estado del expediente, mira dónde lo tienes apuntado y le dice al cliente en qué paso está. Sobre plazos dice lo que tú decidas, que suele ser lo prudente: lo que están tardando los últimos y que depende de la Administración.
Lo que se sale de ahí no lo contesta. Toma nota y te lo pasa.
Los papeles, que es donde se va la mañana.
- Pedir la documentación. Al entrar el encargo, el cliente recibe la lista exacta de lo que tiene que mandar para ese trámite, no una lista general.
- Revisar lo que llega. Se comprueba si falta algo o si una foto no se lee, y se le vuelve a pedir sin que nadie tenga que acordarse.
- Mandatos y autorizaciones. Salen rellenos con los datos del cliente, listos para firmar.
- Una carpeta por expediente. Cada documento se guarda en su sitio con un nombre que se entiende.
- Avisos de cada paso. «Recibido», «presentado», «ya puedes recogerlo». El cliente informado no llama.
- Factura al cerrar. Sale cuando el expediente se termina, no cuando alguien se acuerda.
La revisión final y la presentación siguen siendo tuyas. Lo que se automatiza es el ir y venir.
¿Y para que entren más encargos?
Quien necesita una gestoría busca el trámite, no la palabra «gestoría»: «transferencia de vehículo», «duplicado del permiso», «baja de un coche». Y casi siempre añade su ciudad.
Por eso funciona tener una página para cada trámite, que explique con claridad qué es, qué hace falta y cómo se encarga. Eso es trabajo de posicionamiento en Google. Y la ficha de empresa en Google, con el horario bien puesto y reseñas contestadas, pesa mucho en las búsquedas de «cerca de mí».
Lo que puedes hacer hoy sin gastar nada.
- Escribe la lista de documentos de tus cinco trámites más habituales. Guárdalas en WhatsApp como respuestas rápidas.
- Pon un mensaje de ausencia que diga tu horario y qué datos dejar para que le contestes a primera hora.
- Acuerda en la oficina un solo sitio donde apuntar el estado de cada expediente. Mientras esté repartido entre la cabeza de cada uno, nadie más puede contestar.
- Pide las fotos de los documentos «sobre una mesa, con luz y sin flash». Te ahorra la mitad de las repeticiones.
Los datos de tus clientes.
Una gestoría maneja DNI, permisos y contratos. Cualquier sistema que montes tiene que respetar eso: la documentación se guarda donde tú decidas, solo la ve quien tiene que verla y no se usa para nada más. Te explicamos qué se guarda y dónde antes de empezar.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con mi programa de expedientes?
Depende del programa. Algunos dejan leer y escribir datos y otros no. Lo miramos antes de proponerte nada. Lo que no se pueda conectar se deja como está y se trabaja alrededor.
¿Puede el sistema presentar trámites por mí?
No es lo que proponemos. La presentación y la firma profesional son tuyas. Lo que se quita es el trabajo de antes y de después.
¿El cliente sabrá que no le contesta una persona?
Si pregunta, se le dice la verdad: que es un sistema automático y que hay un compañero para lo que necesite. La mayoría solo quiere saber cómo va lo suyo.
¿Y si el cliente manda un papel que no es?
El sistema detecta los fallos sencillos, como una foto borrosa o una cara del DNI que falta. Ante la duda, te avisa para que lo mires tú.
¿Sirve para una gestoría pequeña?
Sí. Con dos o tres personas es donde más se nota cada hora que deja de irse al teléfono.
Trato directo y personal
¿Lo vemos con tus trámites?
Llámanos o escríbenos y dinos qué trámites haces más. Te contamos por dónde empezaríamos. Si quieres seguir leyendo, mira cómo contestar el WhatsApp fuera de horario, qué hace la inteligencia artificial en un negocio o la página para asesorías.
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