Solución
Contestar el WhatsApp fuera de horario
Cómo hacer que tu negocio conteste el WhatsApp por la noche y en fin de semana: lo que puedes activar gratis hoy y lo que se puede dejar en automático.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Mucha gente escribe a los negocios cuando sale de trabajar: a las nueve de la noche, un domingo por la tarde. A esa hora tú has cerrado. El mensaje se queda ahí hasta el día siguiente, y para entonces esa persona ya ha escrito a otros dos.
No se trata de que estés pegado al móvil. Se trata de que tu negocio conteste aunque tú no estés.
Hay tres niveles. Empieza por el primero.
Uno: el mensaje de ausencia, gratis y en cinco minutos.
Si usas WhatsApp Business, la versión para negocios, ya lo tienes. Entra en los ajustes, busca las herramientas para la empresa y activa el mensaje de ausencia. Puedes elegir que salte solo fuera de tu horario.
No pongas «ahora no podemos atenderte». Pon algo que sirva: «Hola. Ahora estamos cerrados; abrimos mañana a las nueve. Dinos qué necesitas y tu nombre, y te contestamos a primera hora». Quien lo recibe sabe que su mensaje ha llegado y cuándo tendrá respuesta. Solo con eso, mucha gente espera.
Dos: respuestas preparadas.
La misma aplicación deja guardar respuestas rápidas: el horario, la dirección, cómo pedir cita, qué hace falta traer. Las escribes una vez y las envías con dos toques. No contestan solas, pero convierten diez minutos de teclear en uno.
Tres: que conteste solo, entendiendo la pregunta.
Aquí entra la inteligencia artificial. Un sistema lee lo que escribe el cliente, entiende qué pregunta y responde con la información de tu negocio. Puede dar el horario, explicar un servicio, recoger los datos de quien quiere presupuesto o dejar una cita apuntada. Por la mañana tienes un resumen: quién escribió, qué quería y qué se le dijo.
¿Qué debe contestar y qué no?
Sí puede contestar lo que tiene una respuesta fija y aprobada por ti:
- Horarios, dirección y cómo llegar.
- Qué servicios das y cuáles no.
- Qué hay que traer o mandar.
- Si hay hueco, cuando la agenda se puede consultar.
- Precios, solo los que tú hayas decidido dar.
No debe contestar lo que necesita criterio: una queja, una negociación, un consejo profesional, una urgencia. Para eso tiene una salida sencilla: «Lo consulto y te digo algo». Y te deja el aviso.
Y si alguien pregunta si habla con una persona, se le dice la verdad: que es un sistema automático y que un compañero le atiende en cuanto abra.
Tres cosas que conviene saber antes.
Mensajes cortos. WhatsApp se lee en el móvil. Cuatro líneas, no cuarenta. Un sistema que suelta párrafos enteros parece un contestador.
Tu número de siempre. Lo normal es mantener el número que ya conocen tus clientes. Lo comprobamos antes de tocar nada.
Las reglas de WhatsApp. Contestar a quien te ha escrito no tiene problema. Escribir tú primero a alguien, o volver a escribirle pasado un día entero, tiene sus normas y a veces un coste por mensaje. Conviene saberlo para no llevarse sorpresas.
Dónde se nota más.
En los negocios donde el dueño tiene las manos ocupadas durante el día. Un taller, una clínica de fisioterapia o un restaurante reciben la mayoría de los mensajes justo cuando no pueden mirarlos.
También donde las preguntas se repiten mucho, como en una gestoría o una academia.
Preguntas frecuentes
¿Necesito WhatsApp Business?
Para el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas, sí. Es gratis y puedes pasar tu número de siempre sin perder las conversaciones.
¿Puedo seguir contestando yo cuando quiera?
Sí. Tú ves todas las conversaciones y puedes entrar en cualquiera. El sistema se aparta cuando contestas tú.
¿Y si contesta algo mal?
Se prepara para hablar solo de lo que tú has escrito y aprobado. Al principio se revisa todo lo que responde, y se corrige lo que no guste. Aun así puede fallar, y por eso lo delicado se lo dejamos a las personas.
¿Sirve también en horario de trabajo?
Sí. Mucha gente lo deja funcionando todo el día para lo repetido y atiende en persona lo demás.
¿Los clientes lo aceptan bien?
Lo que no aceptan es el silencio. Una respuesta clara a las diez de la noche, aunque sea automática, suele sentar mejor que ninguna hasta el lunes.
Trato directo y personal
¿Lo vemos con tus mensajes?
Escríbenos por WhatsApp o llámanos y cuéntanos qué te preguntan más. Te contesta una persona. Si quieres entender mejor lo que hay detrás, lee inteligencia artificial para tu negocio y cómo hacer que no se te escape ningún cliente.
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