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Automatización para academias y centros de formación
Matrículas, recibos y avisos a las familias que salen solos. Qué puede automatizar una academia y cómo llenar los grupos en septiembre y en enero.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Una academia vive dos veces al año la misma locura. En septiembre y en enero todo el mundo pregunta a la vez: horarios, niveles, si quedan plazas. Y el que tiene que contestar es el mismo que está dando clase.
El resto del curso el trabajo es otro: recibos, faltas, cambios de horario y avisos a las familias. Las dos cosas se pueden aligerar mucho.
Las preguntas de cada matrícula.
- «¿Qué horarios tenéis para niños de ocho años?»
- «¿Quedan plazas en el grupo de la tarde?»
- «¿Preparáis para el examen oficial?»
- «¿Se puede probar una clase antes de apuntarse?»
- «¿Cuánto cuesta al mes?»
Todo eso está en tu cuadro de horarios y en tus condiciones. Un sistema puede contestarlo por WhatsApp aunque estés en clase, decir en qué grupos hay sitio y recoger los datos del alumno. Si hace falta una prueba de nivel, propone día y hora.
Lo que deja de hacerse a mano.
- Matrícula. La familia rellena los datos y firma las condiciones con el móvil. Llega todo junto y legible.
- Lista de espera. Si un grupo está lleno, el alumno queda apuntado y se le avisa cuando se libera una plaza.
- Recibos. Salen cada mes. Si uno viene devuelto, la familia recibe un aviso educado sin que tengas que pasar el mal trago de llamar.
- Faltas. Si un alumno no viene, la familia se entera ese mismo día.
- Avisos generales. Festivos, cambios de aula, fechas de examen: un mensaje a cada grupo, sin montar veinte chats.
- Material. Las fichas y los deberes llegan a cada grupo el día que tocan.
- Fin de curso. Certificados de asistencia con el nombre de cada alumno, y la pregunta de si renueva para el curso siguiente.
Cuando los alumnos son menores.
Los datos de un niño son cosa seria. Quien se comunica con la academia es el padre, la madre o el tutor, y los permisos se piden por escrito al matricular: para mandar avisos, para las fotos si se hacen. Un sistema bien montado guarda ese permiso junto a la ficha y lo respeta.
Llenar los grupos.
Las familias buscan cerca de casa: «academia de inglés», «clases de refuerzo», «academia de oposiciones», con el barrio o el pueblo. Y buscan en fechas muy concretas, así que hay que estar preparado un mes antes.
La ficha de empresa en Google, con el horario de secretaría y fotos de las aulas, es lo primero. Después, una web con una página por cada curso que explique para quién es, qué días y cómo apuntarse: eso es posicionamiento en Google. Para las semanas de matrícula, los anuncios en Google permiten aparecer solo esos días y solo en tu zona. Y las redes sociales sirven para que las familias vean el ambiente del centro.
Lo que puedes preparar antes de la próxima matrícula.
- Ten el cuadro de horarios en una imagen clara y actualizada, lista para enviar.
- Guarda como respuestas rápidas las diez preguntas de siempre.
- Apunta a todo el que pregunta, aunque no se matricule. En enero puedes volver a escribirle.
- Pregunta en junio quién sigue. Saber las plazas libres antes del verano te ordena septiembre.
- Pide una reseña a las familias cuando llegan las notas, que es cuando están contentas.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con el programa de gestión de la academia?
Depende de cuál tengas. Si permite sacar los grupos y los alumnos, se aprovecha. Si lo llevas en una hoja de cálculo, también se puede partir de ahí.
¿Puede cobrar los recibos?
El cobro lo hace tu banco o tu sistema de pago, como hasta ahora. Lo que se automatiza es preparar los recibos, avisar y reclamar con educación los devueltos.
¿Vale para formación de adultos y para empresas?
Sí. Cambian los avisos y los papeles, pero matrículas, grupos y certificados funcionan igual.
¿Y para clases por internet?
También. El enlace de cada clase y las grabaciones se mandan solos a cada grupo.
¿Cuánto trabajo da ponerlo en marcha?
El mayor esfuerzo es tener bien escritos los horarios, los grupos y las condiciones. Si eso está claro, lo demás es rápido. Conviene hacerlo fuera de las semanas de matrícula.
Trato directo y personal
¿Lo dejamos listo para el próximo curso?
Escríbenos por WhatsApp o llámanos y nos cuentas cuántos grupos tenéis. Te contesta una persona, no un robot. Para seguir leyendo: contestar el WhatsApp fuera de horario, facturas y cobros y la automatización de la empresa.
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