Solución
Verifactu y facturas para academias
Matrículas, cuotas de cada mes, recibos devueltos y libros de texto: cómo encaja Verifactu en una academia y qué recibos pueden salir solos.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«En septiembre cobro matrículas, cada mes las cuotas y en enero me vuelven medio montón de recibos. ¿Y ahora encima esto?»
Una academia factura casi como una suscripción. Las mismas familias, el mismo importe y la misma fecha cada mes, con altas y bajas por el camino. Lo pesado no es una factura: es repetir lo mismo con cada alumno, mes tras mes.
¿Qué es Verifactu y en qué se diferencia de la factura electrónica?
Verifactu trata de cómo el programa guarda las facturas y recibos que emites. Cada uno queda grabado al hacerse, encadenado al anterior. No se puede retocar luego sin que quede marca.
La factura electrónica trata del envío en un formato que otro programa lee solo. Tiene sentido, por ejemplo, con la empresa que paga los cursos de inglés de sus empleados.
Qué te afecta y en qué fechas lo determina tu asesoría. Nosotros no damos plazos. Lo tienes explicado en general en factura electrónica y Verifactu.
Cómo cobra una academia a lo largo del curso.
- La matrícula. Un pago al apuntarse, en septiembre o en enero.
- La cuota mensual. Domiciliada, por transferencia o en mano en secretaría.
- El recibo devuelto. La cuenta sin saldo o el banco que cambió, y hay que volver a cobrar.
- El material. Libros y cuadernillos que se cobran aparte.
- Los hermanos. Dos alumnos de la misma familia, con un solo pagador.
- La empresa. Cursos para empleados, facturados a la empresa y no a la persona.
¿Qué cambia en secretaría?
Las cuotas no pueden hacerse a mano cada mes en una plantilla. Lo práctico es que salgan solas del programa, cada una registrada, con el alumno y el mes.
Las bajas a mitad de mes y los cambios de grupo piden corregir con orden. Si una cuota estaba mal, se emite el documento que la arregla. No se borra la anterior.
Y los recibos devueltos tienen que verse enseguida, unidos a la familia, para no perseguir a nadie de memoria.
Lo que puede salir solo cada mes.
- Cuotas automáticas. El día que toque, cada familia recibe su recibo y queda registrado.
- Devueltos avisados. Si el banco devuelve uno, la familia recibe un mensaje amable con otra forma de pagar.
- Matrícula con enlace. Al apuntarse, se paga por enlace y la factura llega en el acto.
- Factura a empresas. Los cursos de empleados se agrupan y se facturan a la empresa a fin de mes.
Si los devueltos se te acumulan, lee cómo cobrar a clientes morosos sin perder a la familia. Y para que el curso no te pille con la caja justa, mira la previsión de tesorería.
Lo que puedes preparar antes de la próxima matrícula.
- Pregunta a tu asesoría qué te toca y cómo deben ser tus recibos.
- Haz una lista de alumnos con su cuota, su pagador y su forma de pago.
- Cuenta cuántos recibos te devolvieron el último trimestre.
- Separa los cobros de material de las cuotas.
- Apunta qué empresas te pagan cursos y qué datos necesitan.
Preguntas frecuentes
¿Mis recibos mensuales cuentan como facturas?
Eso lo aclara tu asesoría según tu academia. Nosotros hacemos que salgan como ella te diga, solos y a tiempo.
¿Tengo que cambiar el programa de gestión de la academia?
No siempre. Si el tuyo está adaptado y factura bien, se queda. Lo comprobamos antes.
¿Y si cobro en efectivo en secretaría?
También queda registrado, igual que lo domiciliado. Lo que importa es que todo pase por el programa.
¿Os encargáis de los impuestos?
No. Eso es cosa de quien te lleva las cuentas. Nosotros dejamos las cuotas y las facturas en orden.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos alumnos y grupos tengas. Te damos un precio ajustado a lo que necesites antes de empezar. Y no hay permanencia: si no te sirve, lo paramos.
Trato directo y personal
¿Lo dejamos listo antes de septiembre?
Escríbenos por WhatsApp o llámanos fuera de las horas de clase. Te contesta una persona que pregunta cuántos alumnos tenéis y cómo cobráis. Más para leer: la automatización para academias y la automatización de la empresa.
- WhatsApp, 24 horas
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- Teléfono
- 610 323 777
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- info@mk-mix.es