Solución
WhatsApp para academias
Horarios, plazas libres, faltas y avisos a las familias por WhatsApp. Lo repetido de la academia sale solo y las quejas las atiende una persona.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
En septiembre el WhatsApp de una academia no descansa. Familias que preguntan horarios, alumnos que quieren cambiar de grupo, gente que solo quiere saber el precio. Y quien tendría que contestar está dando clase con la puerta cerrada.
Lo que escriben familias y alumnos.
- «¿Hay grupo de inglés para adultos a última hora?» Responde con los grupos que encajan y las plazas que quedan.
- «¿Hacéis clase de prueba?» Explica cómo es y propone día y hora.
- «Mi hijo hoy no va.» Apunta la falta y avisa al profesor. El motivo, si lo dan, no se guarda.
- «¿Cuándo son las recuperaciones?» Da las fechas del calendario de la academia.
- «¿Puedo pagar el trimestre entero?» Cuenta tus formas de pago tal como las tienes.
- «Quiero hablar de cómo trata el profesor a mi hija.» Esto no se toca en automático: pasa a dirección.
Los menores, con cuidado.
Cuando el alumno es menor, quien habla con la academia es su padre, su madre o su tutor. El asistente que contesta solo trabaja con el número que ellos dieron al matricular y no con el del niño.
Los permisos para mandar avisos se piden por escrito en la matrícula. Las notas y los informes de cada alumno no viajan por mensajes automáticos: los comenta el profesor.
Si alguien pregunta si contesta una persona, se le dice que es un sistema automático y que en secretaría hay alguien que lee lo que hace falta.
Avisos a todo un grupo, sin chats de cuarenta personas.
Festivos, un cambio de aula o una clase que se cae por enfermedad del profesor. Cada familia recibe el aviso en su conversación, y nadie ve el número de los demás.
Ten en cuenta que esos avisos los cobra WhatsApp cuando los inicia la academia. Responder a quien pregunta funciona de otra forma. Antes de montar nada te decimos cuántos saldrían en un curso normal.
Recibos, cambios de grupo y fin de curso.
Durante el curso, el WhatsApp cambia de tono. Ya no pregunta quien busca academia, sino quien ya está dentro.
Una familia quiere pasar a su hijo al grupo de los martes. El asistente mira si hay plaza y deja la petición para que secretaría la apruebe. Otra pregunta por un recibo que le han cobrado dos veces: eso pasa directamente a una persona, con el detalle ya recogido.
En junio llega la pregunta de siempre, si se sigue el curso que viene. Se puede hacer a todas las familias a la vez y apuntar las respuestas solas. Así sabes en julio cuántas plazas tienes para septiembre, sin hacer una sola llamada.
Lo que puedes preparar antes de la próxima matrícula.
- Pasa el cuadro de horarios a una imagen clara con las plazas libres.
- Escribe tus normas: faltas, recuperaciones, devoluciones y cambios de grupo.
- Separa en tu agenda el teléfono del alumno y el de su familia.
- Apunta a todo el que pregunta, aunque no se matricule. En enero le puedes volver a escribir, si te dio permiso.
- Decide quién atiende las quejas y en qué plazo.
Preguntas frecuentes
¿Puede matricular sin que intervenga nadie?
Puede recoger los datos y el pago. Si la plaza depende de una prueba de nivel, la decide un profesor.
¿Y si escribe un alumno menor directamente?
Se le contesta lo general, como horarios. Lo que afecta a su matrícula o a sus notas se habla con la familia.
¿Sirve para clases por internet?
Sí. El enlace de cada clase sale solo a cada grupo a su hora.
¿Firmo para todo el curso?
No hace falta. No hay permanencia, y el precio, ajustado a lo que necesites, lo sabes antes de empezar.
Trato directo y personal
¿Lo dejamos listo antes de septiembre?
Escríbenos en julio, cuando la academia respira, o llámanos cuando te venga bien. Responde una persona y hablamos con tus horarios delante.
Más para leer: WhatsApp para empresas y la automatización para academias. También las respuestas a preguntas frecuentes y los avisos a todos los clientes. Para llenar grupos en matrícula, los anuncios en Google.
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