Solución
Facturas y cobros sin perseguir a nadie
Factura al terminar el trabajo y deja que los recordatorios de pago salgan solos. Cómo ordenar facturas y cobros en una pyme, paso a paso.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
En muchas pymes la factura se hace «cuando hay un rato». Es decir, a final de mes, de golpe y con prisas. Y reclamar lo que no se ha cobrado se deja para más adelante, porque da apuro y porque siempre hay algo más urgente.
El resultado es conocido: trabajo hecho, dinero en la calle y tardes enteras de papeles.
El recorrido completo, de principio a fin.
- Terminas el trabajo. La factura sale en ese momento, con los datos del cliente y lo que se ha hecho. No a final de mes.
- Se envía sola, por correo o por WhatsApp, con la forma de pago bien clara.
- Llega el día del vencimiento. Si no se ha pagado, sale un recordatorio amable.
- Pasan unos días más. Sale un segundo aviso, algo más directo.
- Sigue sin pagar. Te llega un aviso a ti para que llames. Esa llamada es tuya.
- Se cobra. La factura queda marcada como pagada y deja de reclamarse.
Nada de esto es complicado. Lo que pasa es que, hecho a mano, depende de que alguien se acuerde.
El recordatorio que no suena mal.
A mucha gente le cuesta reclamar. Por eso funciona tan bien que lo haga un sistema: el mensaje sale siempre, con el mismo tono, sin enfados. Lo escribes tú una vez, con tus palabras.
Por ejemplo: «Hola, Luis. Te escribo por la factura del día 3, que venció ayer. Por si se te ha pasado, te la adjunto otra vez. Si ya está pagada, olvida este mensaje».
Casi todos los retrasos son despistes, y un despiste se arregla con un aviso.
Ponlo fácil para pagar.
Cuantos menos pasos, antes cobras. El número de cuenta, a la vista en la factura. Si trabajas con cuotas, la domiciliación evita tener que reclamar cada mes. Y un enlace para pagar con tarjeta va bien cuando vendes a particulares.
Las facturas que recibes tú.
La otra mitad del papeleo son las de tus proveedores. Hoy la inteligencia artificial puede leer una factura, sacar la fecha, el importe y quién la emite, y guardarla en la carpeta del mes. Cuando llega el trimestre, tu asesoría lo recibe todo junto y ordenado. Lee más en inteligencia artificial para tu negocio.
Si eres tú quien lleva una asesoría, eso mismo visto por el otro lado está en la página para asesorías.
La factura electrónica.
Las normas sobre programas de facturación y factura electrónica están cambiando en España. Las fechas y los detalles se han movido varias veces, así que no te vamos a dar una aquí. Pregunta a tu asesoría qué te toca y cuándo. Lo que sí es buena idea es no seguir facturando con un documento de texto: cuanto antes uses un programa de facturas, más fácil será adaptarte.
Lo que puedes hacer esta semana.
- Pon fecha de vencimiento en todas tus facturas. Sin fecha no hay nada que reclamar.
- Factura el mismo día que terminas. Cada día de retraso al facturar es un día más sin cobrar.
- Escribe tus dos mensajes de recordatorio y guárdalos.
- Elige un día fijo a la semana para mirar el banco y marcar lo cobrado.
- Haz una lista con lo pendiente, ordenada por antigüedad. Empieza a reclamar por lo más viejo.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con mi programa de facturas?
Depende del programa. Muchos ya tienen recordatorios de pago y nadie los ha activado. Miramos primero qué trae el tuyo.
¿Y si el cliente ya ha pagado y le llega el aviso?
Puede pasar si el cobro aún no está apuntado. Por eso el mensaje lo dice con educación, y por eso conviene marcar los cobros cada semana.
¿El sistema puede mirar el banco por mí?
Se puede ayudar a casar cobros con facturas, según el banco y el programa. Lo vemos en cada negocio. La última palabra la tienes tú.
¿Qué hago con quien no paga nunca?
Eso ya no es cosa de recordatorios. El sistema te avisa de que han pasado los plazos, y a partir de ahí decides tú: llamar, negociar o reclamar por otra vía.
¿Sirve para autónomos?
Sí. Quien trabaja solo es quien menos tiempo tiene para papeles.
Trato directo y personal
¿Lo vemos con tus facturas?
Llámanos o escríbenos por WhatsApp y cuéntanos cómo facturas hoy. Lo vemos juntos. Para seguir leyendo: presupuestos automáticos y automatización de la empresa.
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