Sector
Automatización para asesorías fiscales y laborales
Que las facturas de tus clientes lleguen a tiempo y se lean solas. Qué puede automatizar una asesoría fiscal o laboral.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Cualquier asesoría conoce la escena. Faltan diez días para cerrar el trimestre y la mitad de los clientes no ha mandado las facturas. Empiezan las llamadas, los correos, los «mañana sin falta te las paso». Y cuando por fin llegan, llegan en fotos torcidas, de golpe y a última hora.
El trabajo de una asesoría va por oleadas, y casi todo lo que agobia en cada oleada se puede preparar para que salga solo.
Perseguir facturas ya no tiene que ser cosa tuya.
- Calendario de recogida. Cada cliente recibe su aviso con tiempo: primero un recordatorio, luego otro, y al final un mensaje más serio. Sin que nadie tenga que acordarse.
- Un sitio fácil para mandarlas. Por WhatsApp o por correo, como le resulte cómodo. Todo acaba ordenado en la carpeta de ese cliente y de ese trimestre.
- Lectura de facturas. La inteligencia artificial saca la fecha, el NIF, la base y el IVA de cada factura, y lo deja preparado para contabilizar. Se equivoca a veces, sobre todo con fotos malas, y por eso lo revisa una persona.
- Lista de quién falta. En cualquier momento sabes qué clientes han entregado y cuáles no.
Lo que pregunta el cliente de una asesoría.
- «Me ha llegado una carta de Hacienda. ¿Qué hago?»
- «¿Cuándo hay que presentar el trimestre?»
- «¿Me puedes mandar otra vez la nómina de marzo?»
- «¿Te llegaron las facturas?»
- «¿Esto me lo puedo deducir?»
Una parte se puede contestar sola: fechas, si ha llegado la documentación, reenviar una nómina o un modelo ya presentado. La carta de Hacienda y la duda sobre qué es deducible pasan a un asesor. Ahí es donde el cliente necesita criterio, y es por lo que te paga.
Laboral: altas, bajas y nóminas.
- El cliente da los datos del trabajador nuevo en un formulario, con la foto del DNI, en lugar de dictarlos por teléfono.
- Las nóminas y los seguros sociales salen cada mes hacia cada empresa sin enviarlos uno a uno.
- Las variaciones del mes, como horas extra, bajas o vacaciones, se piden a todos los clientes en la misma fecha con un recordatorio.
Cómo llega un cliente nuevo a una asesoría.
Busca con prisa y con una duda concreta: «asesoría para autónomos» y su ciudad, «darme de alta como autónomo», «cuánto cuesta un gestor». Una web que conteste esas dudas con claridad atrae justo al cliente que está a punto de decidir. Es trabajo de posicionamiento en Google.
El otro camino es la recomendación, y también se cuida: una ficha de Google con reseñas y una web que no parezca abandonada dan la confianza que falta para llamar. Mira el diseño web.
Lo que puedes hacer este trimestre.
- Pon tu propia fecha tope de entrega, una semana antes de la oficial, y comunícala siempre igual.
- Programa tres recordatorios por trimestre. El correo y WhatsApp permiten dejarlos escritos con antelación.
- Pide a cada cliente que mande las facturas según las recibe, no todas juntas. Una carpeta compartida por cliente ayuda mucho.
- Escribe una respuesta tipo para «me ha llegado una carta de Hacienda»: que mande foto de todas las páginas y la fecha en que la recibió.
Preguntas frecuentes
¿Se conecta con mi programa de contabilidad?
Depende del programa. Muchos permiten importar los datos de las facturas con un fichero. Lo comprobamos con el tuyo antes de empezar.
¿Me puedo fiar de la lectura automática de facturas?
Como de un ayudante nuevo: hace el grueso del trabajo y hay que repasarlo. Lo dudoso lo marca para que lo mires.
¿Puede contestar dudas fiscales?
Solo las generales que tú apruebes por escrito, como fechas o documentación necesaria. Lo que depende de la situación de cada cliente te lo pasa.
¿Quién avisa de las notificaciones de Hacienda?
Revisar los buzones electrónicos sigue siendo responsabilidad de la asesoría. Lo que se puede automatizar es avisar al cliente y a la persona que lo lleva cuando entra una.
¿Vale para una asesoría de tres personas?
Sí. Los cierres de trimestre se hacen mucho más llevaderos cuando nadie tiene que dedicar días a reclamar papeles.
Trato directo y personal
¿Lo vemos antes del próximo cierre?
Te atiende una persona, con trato directo y personal: llámanos o escríbenos y nos cuentas qué papeles reclamas más. Para seguir leyendo: facturas y cobros, inteligencia artificial para tu negocio y la página para gestorías.
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