Solución
WhatsApp para gestorías
Papeles de cada trámite, fotos que no se leen y el eterno «¿cómo va lo mío?» por WhatsApp. Lo repetido sale solo; lo dudoso, a una persona.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«¿Cómo va lo mío?» Si una gestoría contara cuántas veces lee esa frase al día, se asustaría. Le siguen de cerca «¿os llegó la foto?» y «¿qué papeles necesito?».
Son preguntas con respuesta. El problema es que la tiene quien lleva el expediente, y esa persona está tramitando.
Lo que entra por WhatsApp en una gestoría.
- «¿Qué hace falta para cambiar una moto de nombre?» Envía la lista exacta de ese trámite, no una lista general.
- «¿Os llegó la foto del permiso?» Comprueba si está en su carpeta y si se lee bien. Si sale cortada, pide otra en ese momento.
- «¿Cómo va lo de la transferencia?» Consulta dónde tenéis apuntado el estado y responde en qué paso está.
- «¿Cuánto tarda el duplicado?» No se compromete a fechas. Dice lo que están tardando los últimos y que depende de la Administración.
- «¿Puedo pagaros con el móvil?» Respuesta con tus formas de pago.
- «Me ha llegado una multa de un coche que ya vendí.» No se contesta en automático: pasa a quien lleve esos asuntos.
Pedir papeles sin perseguir a nadie.
Lo que más tiempo se come no es el trámite, sino el ir y venir de documentos. Una foto torcida, una cara del DNI que falta, un mandato sin firmar.
Al abrir el expediente, el asistente que contesta solo envía al cliente lo que tiene que mandar para ese trámite. Cada cosa que llega se revisa y se guarda en su carpeta con un nombre claro. Si falta algo, el recordatorio sale solo al día siguiente. El mandato le llega relleno para firmar con el móvil.
Datos personales y lo que decide una persona.
Una gestoría maneja DNI, permisos, contratos y cuentas. Esos documentos no se quedan en una conversación abierta: se guardan donde tú decidas y solo los ve quien los necesita.
La revisión final y la presentación siguen siendo vuestras. Las quejas, los errores en un trámite y cualquier duda que no tenga respuesta escrita van a una persona. Y si alguien pregunta si contesta una persona, se le dice que es un sistema automático y que hay un compañero de la gestoría para lo que haga falta.
Un número para toda la oficina.
En muchas gestorías cada empleado contesta con su propio móvil, y el cliente no sabe a quién escribir. Con un solo número compartido, cada conversación queda asignada a quien lleva el expediente. Si esa persona está de vacaciones, otro compañero ve todo lo hablado y sigue sin preguntar de nuevo.
«Ya puedes recogerlo.»
Los avisos de cada paso tranquilizan al cliente y evitan llamadas: recibido, presentado, listo. Esos mensajes los cobra WhatsApp cuando los envía la gestoría por su cuenta. Lo de contestar a quien escribe tiene otras condiciones. Calculamos el coste con tus expedientes de un mes antes de activarlo.
Lo que puedes hacer hoy sin gastar nada.
- Escribe la lista de documentos de tus cinco trámites más habituales.
- Pide las fotos «sobre una mesa, con luz y sin flash».
- Acordad un solo sitio donde apuntar el estado de cada expediente.
- Prepara una frase prudente para los plazos y úsala siempre igual.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con nuestro programa de expedientes?
Depende del programa. Algunos dejan leer el estado y otros no. Lo miramos antes y, si no se puede, se trabaja con una hoja compartida.
¿Puede presentar trámites?
No es lo que proponemos. Presentar y firmar es trabajo vuestro. Se aligera lo de antes y lo de después.
¿Y si el cliente manda un papel que no es?
Los fallos sencillos los detecta: una foto borrosa o una cara que falta. Ante la duda, te avisa para que lo mires.
¿Cuánto tiempo hay que quedarse?
El que quieras. No hay permanencia, y el precio, ajustado a lo que necesites, se dice antes de empezar.
Trato directo y personal
Cuéntanos qué trámites movéis.
Llámanos o escríbenos y dinos cuáles hacéis más. Responde una persona y te decimos por dónde tiene sentido empezar.
Más lecturas: WhatsApp para empresas, la automatización para gestorías, cómo pedir documentos a los clientes y avisar al cliente cuando está listo. Para que te encuentre quien busca un trámite, el posicionamiento en Google.
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