Solución
Avisar al cliente de que «ya está listo»
El coche, el encargo, el trámite: ya está listo y el cliente no lo sabe. Cómo avisar en el momento, a mano o en automático, y recibir menos llamadas.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Me llaman diez veces para preguntar si ya está.» Y cuando por fin está, se te olvida avisar, o avisas tarde. El coche se queda en el taller dos días más, las gafas en el cajón y el traje en la percha. Mientras tanto ocupan sitio, y tú no cobras.
Avisar a tiempo quita llamadas y adelanta el cobro. Y es de lo más fácil de automatizar.
Las dos llamadas que te sobran
La primera es la de «¿cómo va lo mío?». Llega porque el cliente no sabe en qué punto está su encargo. Si se lo cuentas antes de que pregunte, no llama.
La segunda es la tuya, para decir que ya está. Con diez encargos al día son diez llamadas, muchas sin respuesta. Un mensaje escrito llega igual y no interrumpe a nadie.
Un buen aviso cabe en tres líneas
Quién eres, qué está listo y qué tiene que hacer ahora. Por ejemplo:
«Hola, Luis. Tu coche ya está listo. Puedes pasar a recogerlo hoy hasta las 20:00 o mañana a partir de las 8:30. Si tienes alguna duda, contesta a este mensaje.»
Si hay que pagar al recoger, dilo también, con el importe que ya habíais hablado. Y si algo ha cambiado sobre lo acordado, ese aviso no lo manda una máquina: llamas tú y lo explicas.
Lo que puedes empezar hoy
- Pide el móvil de cada cliente al dejarte el encargo y pregunta si le parece bien que le avises por WhatsApp.
- Guarda el texto de «ya está listo» como respuesta rápida.
- Pon en cada encargo una etiqueta con el nombre y el teléfono, bien visible.
- Al terminar cada trabajo, manda el aviso en ese momento, no al final del día.
- Repasa los viernes lo que lleva más de tres días esperando y manda un segundo aviso.
Avisos en cada etapa, en automático
Cuando el encargo está apuntado en un programa o en una hoja, un sistema puede mandar avisos solos cada vez que cambia de estado:
- Recibido. «Tenemos tu encargo. Te avisamos cuando esté.»
- Esperando una pieza o un papel. Para que nadie se extrañe si tarda.
- Listo. Con el horario de recogida.
- Recordatorio. Si a los pocos días no ha pasado nadie.
Tú solo cambias el estado del encargo. El mensaje sale solo, con el nombre y los datos de cada cliente.
Lo que no se automatiza
Las malas noticias: un retraso largo, un presupuesto que sube, una pieza que no llega. Eso lo cuenta una persona. Y si el cliente contesta con una queja o con una pregunta rara, el mensaje te llega a ti.
El aviso, además, dice solo lo necesario. Si el encargo es algo personal, como unas gafas graduadas o un análisis, basta con «tu encargo ya está listo». Lo demás se cuenta en el mostrador.
Quién lo agradece más
Un taller mecánico, donde las llamadas de «¿está ya mi coche?» se comen la mañana. Una gestoría, con trámites que dependen de la Administración y tardan lo que tardan. También ópticas, tintorerías, imprentas, zapaterías y cualquier tienda que trabaje por encargo.
Preguntas frecuentes
¿Y si el cliente no tiene WhatsApp?
Se le manda un SMS o un correo con el mismo texto.
¿Tengo que tener un programa de gestión?
No necesariamente. Puede funcionar con una hoja compartida donde cambias el estado. Si ya usas un programa, hay que ver si deja conectarse; lo revisamos antes de nada.
¿Puedo dar un plazo en el primer aviso?
Solo si lo controlas tú. Si depende de un proveedor o de la Administración, es preferible decir que avisarás en cuanto esté.
¿Cuántos recordatorios de recogida son demasiados?
Dos está bien. Al tercero, mejor una llamada tuya.
¿Se le puede mandar también la factura?
Sí. Con el aviso de «listo» puede ir la factura o un enlace para pagar, si trabajas así.
Trato directo y personal
Dinos qué encargos tienes esperando
Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos cuántos encargos te pasan al día y cómo avisas ahora. Te responde una persona, no una centralita. Antes de empezar lo hablamos con un precio ajustado a lo que necesites, y sin permanencia de ningún tipo.
Más ideas: avisos de revisiones y renovaciones, que no se te escape ningún cliente y automatizar tareas de la empresa.
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