Solución
Rellenar contratos y documentos que son siempre iguales
Copiar y pegar el mismo contrato cambiando nombres y fechas. Cómo convertirlo en una plantilla que se rellena sola con los datos del cliente.
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«Copio el contrato del último cliente y siempre se me queda algún dato del anterior.» Un nombre, una fecha o un importe que no tocaba. Lo descubres cuando el cliente lo lee o, peor, cuando ya está firmado.
La mayoría de los documentos de un negocio son el mismo texto con otros datos. Eso es justo lo que se automatiza con menos esfuerzo.
¿Qué documentos se repiten en tu negocio?
Contratos de servicio, hojas de encargo, autorizaciones, partes de trabajo, certificados, cartas de bienvenida, justificantes de entrega. Si cada vez abres el anterior y cambias cosas, es un buen candidato.
Todos tienen dos partes: el texto que no cambia y los huecos que sí. Nombre, DNI, dirección, fechas, importes y qué se contrata.
Conviértelo hoy en una plantilla
- Abre tu documento más repetido y guárdalo con otro nombre, por ejemplo «plantilla».
- Marca en amarillo cada dato que cambia de un cliente a otro.
- Sustituye cada dato por una descripción clara, como «nombre completo del cliente» o «fecha de inicio».
- Si hay apartados que solo van a veces, ponlos al final en una lista aparte.
- A partir de ahora, rellena siempre la plantilla, nunca el documento del cliente anterior.
Solo con esto desaparece el error de arrastrar datos de otra persona. Además, si mandas el documento a otro cliente por equivocación, al menos no llevará datos ajenos.
Guarda la plantilla en un sitio fijo y que todo el equipo use la misma. Dos versiones distintas del mismo contrato acaban dando problemas.
Cuando se rellena solo
El siguiente paso es que no tengas que escribir los datos. Ya están en algún sitio: en la ficha del cliente, en un formulario que él mismo rellenó o en el presupuesto aceptado.
Un sistema coge esos datos, los pone en su hueco y te deja el documento listo en PDF. Si el contrato tiene variantes, por ejemplo con o sin mantenimiento, elige los apartados según lo que se haya contratado.
Con inteligencia artificial puede ir un paso más allá: leer el DNI o una escritura que te han mandado y sacar de ahí los datos. Luego tú compruebas que están bien.
Y si después hay que firmarlo, el documento puede salir ya preparado para firmar a distancia.
Lo que no cambia
El texto lo decide quien sabe. Las cláusulas de un contrato las redacta o las revisa tu abogado o tu asesoría. El sistema no las inventa ni las toca.
Se revisa antes de enviar. Al menos al principio, cada documento lo lee una persona antes de que salga.
Los datos, con cuidado. Si el documento lleva datos personales, se guarda en un sitio con acceso limitado, y el cliente sabe para qué se usan.
La plantilla tiene dueño. Si cambia la ley o cambian tus condiciones, alguien la actualiza. Si no, el error se repite en todos los documentos.
¿En qué negocios se nota más?
En un despacho de abogados, con hojas de encargo y escritos de estructura fija. En una inmobiliaria, con encargos de venta, reservas y contratos de arras o de alquiler. En una gestoría, con autorizaciones y mandatos para cada trámite.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi procesador de textos?
Sí. Las plantillas pueden seguir en el formato que usas hoy. Según cómo trabajes, se ajusta una cosa u otra.
¿La inteligencia artificial puede redactarme el contrato?
Puede ayudarte con un borrador, pero un contrato no se firma sin que lo revise un profesional. No lo recomendamos de otra forma.
¿Y si un cliente necesita algo distinto?
Se genera el documento normal y lo retocas a mano. La plantilla cubre lo habitual, no lo raro.
¿Sirve para presupuestos?
Sí, es la misma idea. Lo contamos en presupuestos automáticos.
¿Cuántas plantillas hacen falta?
Empieza por una, la que más rellenas. Cuando funcione, se añaden las demás de una en una.
Trato directo y personal
¿Nos enseñas tu documento más repetido?
Escríbenos por WhatsApp, quita los datos personales y mándanos el documento que más rellenas. Te responde una persona, y te decimos qué se puede automatizar. El precio, ajustado a lo que necesites, lo sabrás antes. No pedimos permanencia.
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