Sector
Automatización para colegios privados
Puertas abiertas, admisiones, comedor, extraescolares y avisos a las familias sin saturar la secretaría. Lo que un colegio privado puede automatizar.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Un colegio privado tiene dos públicos. Las familias que ya están, que quieren saber cosas cada día. Y las que están eligiendo colegio, que comparan, visitan y deciden con meses de margen. La secretaría atiende a las dos a la vez, entre llamadas, recibos y papeles.
Mucho de ese trabajo se repite y tiene respuesta escrita. Ordenarlo deja a la secretaría libre para lo que necesita una persona.
Lo que entra en secretaría.
- «¿Cuándo es la jornada de puertas abiertas?»
- «¿Hay plaza en primero de primaria para el curso que viene?»
- «¿Qué extraescolares tenéis y a qué hora?»
- «Mañana no se queda a comer, ¿a quién aviso?»
- «¿Cuándo se pasan los recibos?»
Un sistema contesta lo general con la información del centro y apunta a las familias interesadas. También recoge los avisos del día, como ausencias o cambios de comedor, para que lleguen a quien toca.
Lo que puede organizarse sin papeles.
- Puertas abiertas y visitas. Las familias eligen día, reciben recordatorio y, después, la información de admisión.
- Solicitudes de admisión. Datos, curso y documentación, con aviso de lo que falta.
- Comedor. Altas, bajas y ausencias del día llegan a cocina antes de la hora.
- Extraescolares. Inscripción por actividad, plazas y cobro junto con el recibo.
- Avisos. Por curso o por clase: excursiones, reuniones, cambios de horario.
- Autorizaciones. Salidas e imagen, firmadas con el móvil y guardadas con la ficha.
- Recibos. Cada mes, con aviso discreto si alguno se devuelve.
Datos de alumnos: con cuidado.
Los alumnos son menores y los datos de un colegio son muy sensibles: salud, situación familiar, notas. El sistema solo maneja lo necesario para avisar y organizar. Las notas, los informes y lo que hable el tutor con la familia no pasan por él. Cómo se recogen las autorizaciones y cuánto se guardan lo confirma quien lleve la protección de datos del centro. Un aviso de salud, un accidente o un tema de convivencia lo comunica una persona.
De la visita a la matrícula.
Una familia que visita el colegio suele visitar otros dos o tres. Lo que pasa después pesa mucho. Un agradecimiento ese mismo día, con la información que pidieron, y un recordatorio amable de los plazos de admisión, ayudan a que no se enfríe. Si dicen que han elegido otro centro, se respeta y se deja de escribir.
Cómo te eligen las familias nuevas.
Buscan con tiempo: «colegio privado bilingüe», «colegio con comedor», «colegio privado» y la zona. Entran en la web varias veces, leen opiniones y comparan. Una web con el proyecto educativo, fotos reales y un botón para pedir visita es la base del posicionamiento en Google. En los meses de admisión, los anuncios en Google ayudan a aparecer ante las familias de la zona.
Lo que la secretaría puede hacer hoy.
- Escribe las preguntas que más se repiten y su respuesta en un documento compartido.
- Publica las fechas de puertas abiertas en la web y en la ficha de Google.
- Apunta a cada familia que visita con la fecha y el curso que busca.
- Prepara un formulario único de ausencias y comedor.
- Revisa que tienes todas las autorizaciones de imagen de este curso.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a la plataforma del colegio?
No tiene por qué. Si ya usáis una para notas y comunicaciones, se completa con lo que no cubra. Depende de cuál sea; lo miramos antes.
¿Las familias tienen que instalar algo?
No. Funciona por WhatsApp o por correo, que ya usan a diario.
¿Puede responder a una queja de una familia?
No debe. La recoge y la pasa a dirección o al tutor. Una queja se habla en persona.
¿Tenemos que firmar por varios cursos?
No. Sin permanencia: si un curso no os encaja, se deja.
Trato directo y personal
¿Ordenamos la próxima admisión?
Escríbenos por WhatsApp o llámanos. Te atiende una persona, con trato cercano, y te damos un precio ajustado a lo que necesites antes de empezar. Más lecturas: respuestas a preguntas frecuentes, seguimiento de clientes, escuelas infantiles y la inteligencia artificial para empresas.
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