Solución
Llenar los huecos cuando alguien anula
Cada cita anulada a última hora es una hora perdida. Cómo montar una lista de espera y avisar solo a quien puede venir para no dejar huecos.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Me anulan a las diez la cita de las once y esa hora ya no la recupero.» El problema no es tanto que anulen. Es que te enteras tarde y no tienes a quién llamar. Así que el hueco se queda vacío y tú, mirando la puerta.
Llenar un hueco tiene dos partes: enterarte cuanto antes y tener preparada a la persona que lo quiere.
¿Por qué se quedan vacíos?
- A la gente le da apuro llamar para anular, y simplemente no viene.
- Cuando anula, lo hace por un canal que no miras en ese momento.
- No tienes apuntado quién quería venir antes.
- Llamar a cinco personas para ofrecer una hora lleva más tiempo que la propia hora.
Lo que puedes montar hoy con una libreta
- Abre una lista de espera. Cada vez que alguien quiera adelantar su cita o no encuentre hueco, apúntalo con su teléfono y las horas que le vienen bien.
- Al dar cada cita, di cómo se anula: «Si no puedes venir, mándame un WhatsApp, aunque sea un rato antes».
- Prepara un mensaje para ofrecer huecos: «Se me ha quedado libre hoy a las 11. ¿Te viene bien? Se lo queda el primero que conteste».
- Cuando se libere una hora, mándalo a tres o cuatro personas de la lista, no a todas.
- Durante un mes, apunta cuántas citas se anulan y cuántas consigues recolocar.
Cómo funciona en automático
El sistema está conectado a tu agenda. Cuando alguien anula, por WhatsApp o con el enlace del recordatorio, pasa esto:
- Libera la hora en la agenda.
- Busca en la lista de espera a quien le encaja ese día y esa hora.
- Escribe a unos pocos, por orden de llegada a la lista.
- Al primero que dice que sí le da la cita, y avisa a los demás de que ya está cogida.
Tú solo ves que la hora vuelve a estar ocupada. Si nadie contesta, te avisa por si quieres llamar tú a alguien.
Los límites que conviene poner
No se avisa a toda la lista de golpe. Si veinte personas contestan a la vez y solo hay una hora, diecinueve se quedan con mala cara.
Tampoco se escribe a deshoras. Un hueco de las nueve de la mañana no se ofrece a las once de la noche.
Para entrar en la lista de espera se pide permiso: «¿Te aviso si se libera algo antes?». Y si tu negocio es de salud, el mensaje habla de la hora, no del tratamiento.
Cobrar por anular tarde es una decisión tuya. Si lo haces, la condición se dice antes de dar la cita, nunca después.
¿Quién lo nota más?
Quien trabaja con citas largas o difíciles de recolocar. En una clínica dental, una hora de sillón vacía pesa mucho en el mes. En una clínica de fisioterapia casi siempre hay pacientes que quieren adelantar una sesión. También peluquerías, centros de estética y talleres con cita previa.
Preguntas frecuentes
¿No es preferible pedir una señal para que no anulen?
Ayuda en citas largas, pero no sustituye a la lista de espera. La gente sigue anulando, solo que avisa antes. Si te lo planteas, mira cómo cobrar una señal por adelantado.
¿Funciona si anulan con cinco minutos?
Casi nunca. Con tan poco margen no llega nadie. Funciona bien con una o dos horas de aviso.
¿Y si mi agenda es de papel?
Entonces el sistema no puede leerla. El primer paso sería pasarla al ordenador o al móvil.
¿El cliente puede elegir no estar en la lista?
Claro. Se apunta quien quiere y se borra cuando lo pide.
¿Qué hago con quien anula muchas veces?
Eso lo decides tú. El sistema te puede enseñar quién anula a menudo, pero no castiga a nadie por su cuenta.
Trato directo y personal
¿Miramos tu agenda juntos?
Llámanos y dinos cuántas citas se te caen a la semana. Hablas con nosotros, y te decimos con franqueza si merece la pena montarlo. Lo que cueste te lo adelanto, con un precio ajustado a lo que necesites. Sin permanencia ni letra pequeña.
Te pueden servir también: recordar las citas por WhatsApp, dar citas a cualquier hora y la automatización del negocio.
- WhatsApp, 24 horas
- Escríbenos
- Teléfono
- 610 323 777
- Correo
- info@mk-mix.es