Solución
Recordar citas por WhatsApp
Menos plantones con recordatorios de cita por WhatsApp: qué escribir, cuándo enviarlo, qué permiso pedir y cómo hacerlo a mano o en automático.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Una cita a la que el cliente no viene es tiempo que no se recupera. Y casi nunca es mala fe: se le olvidó, se lió, pensó que era el jueves. Un recordatorio el día antes arregla buena parte.
Es de lo más fácil de poner en marcha y de lo que antes se nota.
Qué tiene que decir un buen recordatorio.
Poco y claro. Esto es suficiente:
- Día y hora.
- Dónde, si puede haber duda.
- Qué traer, si hace falta algo.
- Cómo confirmar y cómo anular.
Por ejemplo: «Hola, Marta. Te recordamos tu cita de mañana, martes, a las 17:30. Si no puedes venir, contesta a este mensaje y te buscamos otro hueco».
La última frase es la importante. Un recordatorio no sirve solo para que vengan. Sirve para que avisen con tiempo, y así ese hueco se lo puedes dar a otra persona.
¿Cuándo se manda?
Lo habitual es el día antes, a una hora razonable. Para citas largas o muy solicitadas se puede avisar también dos o tres días antes, cuando todavía es fácil recolocar el hueco. Más de dos avisos por cita ya cansa.
Pide permiso, que cuesta poco.
El teléfono te lo dio el cliente para la cita, y avisarle de esa cita entra dentro de lo normal. Aun así, lo mejor es preguntarlo al dar la hora: «¿Te mando un recordatorio por WhatsApp el día antes?». Casi todos dicen que sí, y quien prefiere que no, lo dice.
Si tu negocio es de salud, hay que tener un cuidado más. El mensaje dice el día y la hora, pero no el motivo. Nada de «tu cita para la revisión del implante». Ese móvil lo puede leer otra persona.
A mano o en automático.
A mano. Cada tarde miras la agenda del día siguiente y mandas el mensaje a cada uno, con una respuesta rápida guardada. Con pocas citas al día funciona. No uses listas de difusión ni grupos para esto.
Con tu programa de citas. Muchos programas de agenda ya traen recordatorios. Antes de buscar nada nuevo, mira si el tuyo los tiene y si están activados. A veces lo están, pero con un texto tan frío que nadie contesta.
En automático de verdad. El sistema lee tu agenda, manda el recordatorio y entiende lo que le contestan. Si el cliente confirma, lo apunta. Si quiere cambiar, le propone otros huecos. Si anula, libera la hora y avisa a quien estaba en lista de espera.
La lista de espera, la otra mitad.
Un recordatorio te avisa de que queda un hueco. Falta llenarlo. Para eso basta con tener apuntado quién quería venir antes. Cuando se libera una hora, el aviso sale a esas personas y la coge la primera que contesta.
A quién le cambia más el día.
A cualquier negocio que trabaje con agenda. Una clínica dental, donde cada hora de sillón cuenta. Una clínica de fisioterapia, donde quien da la cita es el mismo que trata. Una clínica veterinaria, con sus vacunas y revisiones. Un despacho de abogados, con las primeras consultas. O un taller, que organiza el día según los coches que entran.
Lo que puedes hacer esta tarde.
- Escribe tu texto de recordatorio y guárdalo como respuesta rápida.
- Añade siempre la frase para anular o cambiar.
- Empieza mañana a preguntar por el permiso al dar cada cita.
- Abre una nota con la lista de quien quiere adelantar su cita.
- Durante un mes, apunta cuántas citas fallan. Así sabrás si el recordatorio te está funcionando.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con la agenda que ya uso?
Depende de cuál sea. Las agendas más comunes se pueden leer. Si la llevas en papel, el primer paso es pasarla al móvil o al ordenador.
¿Y si el cliente contesta otra cosa?
Si pregunta algo sencillo, como la dirección, se le contesta. Si es otra cosa, el mensaje te llega a ti.
¿No molesta a los clientes?
Un aviso el día antes se suele agradecer. Lo que molesta es recibir tres, o que lleguen a deshoras.
¿Se puede hacer por SMS o por correo?
Sí. Hay clientes que no usan WhatsApp. Se puede elegir el medio para cada uno.
¿Es buena idea cobrar una señal?
Para citas largas hay negocios que la piden. Es una decisión tuya. Si lo haces, explícalo con claridad al dar la cita.
Trato directo y personal
¿Lo vemos con tu agenda?
Llámanos o mándanos un WhatsApp y dinos cómo llevas hoy las citas. Al teléfono te atiende una persona, no un robot. Para seguir leyendo: contestar el WhatsApp fuera de horario y automatización de la empresa.
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