Optimizar los procesos de la empresa

Qué es un proceso, sin tecnicismos

Un proceso es la manera de hacer algo que se repite: dar una cita, hacer un pedido, preparar un presupuesto, cobrar. Todas las empresas los tienen, aunque nadie los haya escrito.

Optimizar un proceso es lograr que salga igual de bien con menos pasos, menos errores y menos esperas.

Optimizar en cuatro pasos

1. Elige uno. El que más se repite o el que más quejas da. No intentes revisar toda la empresa a la vez.
2. Dibújalo tal como es. Con quien lo hace cada día, no como debería ser. Cada paso, cada espera, cada papel.
3. Quita, junta y simplifica. Los pasos que no aportan, fuera. Las esperas, más cortas. Los datos, escritos una sola vez.
4. Ponlo por escrito y pruébalo. Un mes. Luego mira si tarda menos o falla menos, y ajusta.

Un ejemplo corriente es el presupuesto. Llega la consulta, alguien la apunta en un papel, otro la pasa al ordenador, se calcula a mano, se manda y nadie lo sigue. Dibujado, salta a la vista: dos copias de los mismos datos y ningún aviso para llamar después. Con eso ya sabes qué tocar.

Lo que puedes hacer hoy

• Escribe los cinco procesos que más se repiten en tu empresa.
• Elige uno y pregunta a quien lo hace qué le sobra y qué le falta.
• Cronometra cuánto tarda de principio a fin, esperas incluidas.
• Cuenta cuántas veces se escriben los mismos datos en sitios distintos.
• Quita un paso que nadie sepa explicar para qué sirve.