Tener las facturas de proveedores ordenadas para la asesoría

¿Por dónde te entran?

Haz la cuenta de un mes normal:

• Por correo, como adjunto o como enlace para descargar.
• En papel, junto con la mercancía.
• En la web de cada proveedor, para la luz, el teléfono, los seguros o el combustible.
• Tickets sueltos de compras pequeñas.

Cada puerta exige un hábito distinto. Por eso siempre falla alguna.

Y cuando falta una factura, no solo pierdes tiempo buscándola. Puede que ese gasto no llegue a tus cuentas a tiempo, y eso lo nota tu asesoría antes que tú.

Lo que puede hacer un sistema

Una vez que todo entra por un sitio, lo demás se automatiza bien:

• Recoger. Detecta las facturas en el correo y descarga las que vienen como enlace.
• Nombrar. Guarda cada una con la fecha, el proveedor y el importe en el nombre. Se acabó el «documento (3).pdf».
• Leer. Saca los datos principales a una lista: fecha, proveedor, base, impuestos y total.
• Avisar. Si un proveedor que factura cada mes no ha mandado la suya, te lo recuerda.
• Entregar. Prepara el paquete del mes para tu asesoría, o lo deja en la carpeta compartida. Con una nota de lo que falta, si falta algo.

¿Quién lo sufre más?

Un restaurante, con diez o doce proveedores que facturan cada semana. Una empresa de reformas, con tickets de almacén en cada obra. Y, en la otra punta, las asesorías, que pasan la última semana del trimestre persiguiendo papeles.