Solución
Verifactu y facturas para empresas de reformas
Presupuesto por partidas, pagos por fases, extras sobre la marcha y facturas de subcontratas: cómo afecta Verifactu a una empresa de reformas.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«En una reforma facturo cuatro veces: al firmar, a mitad, al terminar y los extras. Y cada vez lo hago a mano.»
Una obra no se cobra de golpe. Se cobra por tramos, con un presupuesto que cambia por el camino. Además, a ti también te facturan: el fontanero que subcontratas, el almacén, el contenedor. Hay papeles de ida y de vuelta durante semanas.
Lo que significa cada palabra.
Verifactu se refiere al programa con el que sacas las facturas. Exige que cada una quede guardada y encadenada, sin que se pueda cambiar después a escondidas. En una obra con muchas facturas parciales, eso obliga a llevarlas en orden.
La factura electrónica es el formato de envío entre programas. Una promotora o una empresa que te encarga la reforma de su local puede recibirla y leerla sin copiar nada.
Qué te toca, cuándo y en qué condiciones lo marca tu asesoría, porque las normas han ido cambiando. Nosotros no entramos en eso. El resumen general está en factura electrónica y Verifactu.
Así se factura una reforma de principio a fin.
- La entrada. Un pago al firmar, para empezar a comprar material.
- Los tramos. Pagos al terminar cada fase: demolición, instalaciones, alicatado, acabados.
- Los extras. Lo que el cliente pide sobre la marcha: un enchufe más, otro azulejo, un armario.
- El final. La última factura, que tiene que cuadrar con todo lo cobrado antes.
- Lo que te facturan a ti. Subcontratas, almacenes y alquiler de maquinaria, por cada obra.
¿Qué cambia en la oficina de la obra?
Cada factura parcial tiene que salir del programa en su momento y con su número. Si se hacen todas al final, de memoria, es fácil que algo no cuadre.
Los extras son los que más discusiones dan. Si están aceptados por escrito y pasan solos a la factura, el cliente no se lleva sorpresas. Si se apuntan en un papel, alguno se pierde.
Y lo que te llega de subcontratas conviene tenerlo unido a cada obra. Así sabes si una reforma ha dejado margen o no.
Lo que se puede dejar funcionando solo.
- Factura por fase. Cuando marcas una fase como terminada, sale la factura de ese tramo y le llega al cliente.
- Extras con su «sí». Lo aceptado por WhatsApp entra en la siguiente factura sin teclearlo otra vez.
- Factura final cuadrada. Resta lo ya cobrado y muestra el resumen de toda la obra.
- Facturas recibidas por obra. Las de subcontratas y almacenes se guardan junto a su reforma, listas para la asesoría.
Si los números de cada obra no te salen claros, mira cómo saber si tu negocio gana dinero. Y para lo que te llega de fuera, lee sobre ordenar facturas de proveedores.
Lo que puedes hacer esta semana sin gastar nada.
- Escribe a tu asesoría y pide que te explique qué cambia para tu empresa.
- Revisa una obra terminada y comprueba si lo facturado cuadra con el presupuesto y los extras.
- Haz una plantilla de aceptación de extras para mandar por WhatsApp.
- Junta en una carpeta por obra las facturas de subcontratas.
- Mira si tu programa de presupuestos puede sacar también las facturas.
Preguntas frecuentes
Hago los presupuestos en una hoja de cálculo. ¿Tengo que dejarla?
No hace falta. Se puede partir de tu hoja y llevar las partidas al programa de facturas. Lo que deja de hacerse es copiar a mano.
¿Cómo se trata la entrada del principio?
Eso lo decide tu asesoría. Lo que hacemos es que quede registrada y que la factura final la tenga en cuenta.
¿Y si el cliente es una empresa que pide factura electrónica?
Se le manda en el formato que pida, si tu programa lo permite. Si no, buscamos cómo.
¿Os ocupáis de las retenciones y los impuestos?
No. Todo lo fiscal lo lleva tu asesoría. Nosotros dejamos las facturas bien hechas y conectadas.
¿Cuánto vale ponerlo en marcha?
Depende de cuántas obras lleves a la vez y de lo que haya que unir. El precio, ajustado a lo que necesites, va por delante. Y sin permanencia: si no te compensa, se deja.
Trato directo y personal
¿Hablamos un viernes por la tarde, con las obras ya cerradas?
Llámanos o escríbenos por WhatsApp. Te atiende una persona que quiere saber cuántas obras llevas y cómo cobras cada una. Para seguir leyendo: la automatización para empresas de reformas y la digitalización de empresas.
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