Solución
Verifactu y facturas para transporte y mensajería
Portes, albaranes firmados, cobros contra reembolso y factura mensual por cliente: qué implica Verifactu en una mensajería y qué puede ir solo.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Cada porte lleva su albarán firmado, pero la factura la hago a fin de mes juntando papeles de la furgoneta.»
En el transporte la factura casi nunca va porte a porte. Se reparte durante el mes, se firman albaranes y, al final, se juntan todos en una factura por cliente. Si un albarán se pierde en la guantera, ese porte no se cobra.
Lo que hay detrás de cada nombre.
Verifactu se refiere a cómo el programa de facturación guarda cada factura que emites. Queda registrada en el momento, enlazada con las demás, y no se puede modificar luego sin que se vea.
La factura electrónica se refiere al formato de envío. Muchas empresas que te contratan portes tienen un programa que podría leer tu factura sin que nadie la copie.
Qué te afecta y cuándo es cosa de tu asesoría. Nosotros no damos fechas. Más detalle general en factura electrónica y Verifactu.
Cómo se cobra un porte.
- El cliente fijo. Varios portes a la semana y una factura a fin de mes con todos.
- El envío suelto. Un particular que manda un paquete y paga en el momento.
- El reembolso. El repartidor cobra la mercancía al entregar y luego hay que liquidarla al remitente.
- El porte especial. Un palé a otra provincia o un bulto raro, con su precio aparte.
- La incidencia. Una segunda entrega o una espera que se cobra, o no, según lo pactado.
¿Qué cambia en la oficina?
Los albaranes tienen que estar en el programa el mismo día, no en una carpeta de la furgoneta. Si la factura mensual se hace con ellos, cualquier hueco es dinero perdido.
Los errores de facturación se arreglan con su propio documento. Si un porte iba a otro cliente, no se borra la línea: se corrige y queda constancia.
Y lo cobrado contra reembolso hay que separarlo bien de lo que es tuyo. Cómo se registra lo indica tu asesoría.
Lo que puede funcionar solo.
- Albarán firmado en el móvil. El repartidor recoge la firma y el albarán entra en el programa al momento.
- Factura mensual por cliente. El último día, cada cliente recibe su factura con todos los portes del mes detallados.
- Liquidación de reembolsos. Lo cobrado en la entrega se apunta y el remitente recibe su resumen.
- Aviso de impagados. El cliente que se pasa del plazo recibe un recordatorio con la factura adjunta.
Para no depender del papel de la guantera, mira cómo dejar el papel. Y si te pagan tarde, lee sobre cobrar a clientes morosos.
Para empezar hoy, con lo que ya tienes.
- Manda a tu asesoría una pregunta por escrito: qué te toca a ti.
- Cuenta cuántos albaranes se perdieron o llegaron tarde a la oficina el mes pasado.
- Pide a cada repartidor una foto del albarán firmado en cada entrega.
- Separa los clientes de factura mensual de los envíos sueltos.
- Revisa qué reembolsos están pendientes de liquidar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando una vez al mes?
Es una forma de trabajar normal en el transporte. Lo que cambia es que cada albarán tiene que estar registrado. Los detalles te los da tu asesoría.
¿Mis repartidores van a saber usarlo?
Si saben hacer una foto y firmar en la pantalla, sí. Se monta con dos o tres botones.
Trabajo para una agencia grande. ¿Esto me sirve?
Depende. Si la agencia factura por ti, lo que se ordena es lo tuyo propio: clientes directos y gastos.
¿Vosotros lleváis los impuestos?
No. Los impuestos y las cuentas son de tu asesoría. Nosotros hacemos que las facturas salgan completas y a tiempo.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos portes y clientes muevas. Un precio ajustado a lo que necesites, dicho antes de arrancar. Sin permanencia, por si el negocio cambia.
Trato directo y personal
¿Lo hablamos con la furgoneta ya cargada?
Llámanos o escríbenos por WhatsApp a primera hora de la tarde. Te contesta una persona que pregunta cómo cierras el mes. Para seguir leyendo: la automatización para transporte y mensajería y la automatización de empresas.
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