Solución
Atender las llamadas que no puedes coger
Si se te van las llamadas mientras trabajas: qué hacer hoy sin gastar nada y qué se puede dejar en automático para no perder a quien llama.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Se me van las llamadas mientras atiendo.» Lo dice el fisio con las manos en una espalda, el mecánico debajo de un coche y el electricista subido a una escalera. El teléfono suena, no puedes cogerlo y, cuando miras, hay tres llamadas de números que no conoces.
Devolverlas todas lleva tiempo. Y muchas veces, al otro lado ya han encontrado a otro.
¿Por qué se pierden tantas llamadas?
Porque quien llama quiere hablar ya. Si nadie contesta, no deja mensaje en el buzón: prueba con el siguiente de la lista. Y tú no puedes dejar a medias lo que tienes entre manos cada vez que suena.
Hay otro problema menos visible. Las llamadas perdidas se quedan en el móvil mezcladas con las personales. Al final del día no sabes cuál era alguien nuevo, cuál un proveedor y cuál publicidad.
Lo que puedes hacer hoy, sin gastar nada
- Graba un buzón de voz que sirva. Di tu nombre, el del negocio y antes de qué hora devuelves las llamadas.
- Añade en ese mensaje que también pueden escribirte por WhatsApp. Mucha gente prefiere escribir a esperar.
- Reserva dos momentos fijos al día para devolver llamadas, por ejemplo a media mañana y a última hora.
- Apunta cada llamada perdida en una libreta o en una nota del móvil: hora, número y qué querían, si lo sabes.
- Durante dos semanas, cuenta cuántas llamadas no coges. Con ese número sabrás si el problema es grande o pequeño.
¿Qué se puede dejar en automático?
Hay tres pasos, de menos a más.
- Un mensaje escrito tras la llamada perdida. Al minuto, quien llamó recibe un WhatsApp o un SMS: «Hola, he visto tu llamada. Estoy atendiendo. ¿Me dices qué necesitas y te llamo?». Mucha gente contesta por escrito, y así sabes de qué va antes de devolver la llamada.
- Una centralita que pregunta. Al llamar, una voz grabada ofrece opciones: pedir cita, saber el horario, hablar con alguien. Lo sencillo se resuelve sin ti.
- Un asistente que contesta por teléfono. Con inteligencia artificial, un sistema coge la llamada, entiende lo que le dicen y toma nota. Puede dar el horario o apuntar los datos para que tú llames después. Te deja un resumen de cada llamada.
Lo que no conviene dejar a una máquina
Una urgencia tiene que llegar a una persona. Si el sistema oye cosas como «es urgente» o «me he quedado tirado», te avisa al momento o pasa la llamada a quien esté libre.
Tampoco debe dar precios que no hayas aprobado ni comprometer fechas por ti. Y si alguien pregunta si habla con una persona, se le dice la verdad: que es un sistema automático y que un compañero le devolverá la llamada.
¿A quién le pasa más?
A cualquiera que trabaje con las manos ocupadas. En un taller mecánico el teléfono suena justo cuando hay un coche en el elevador. En una empresa de reformas la gente llama mientras estás en obra. En una clínica de fisioterapia, quien trata es muchas veces quien coge el teléfono.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de número?
No. Lo normal es mantener el número que ya conoce tu gente. Lo que cambia es qué pasa cuando no lo coges. Antes de tocar nada miramos qué compañía y qué tipo de línea tienes.
¿Las llamadas se graban?
Solo si tú lo decides y avisando antes a quien llama. Para tener un resumen de lo que pedía no hace falta grabar la conversación entera.
¿Y si quien llama no quiere hablar con una máquina?
Se le da la opción de dejar su nombre y que le llames tú. Nadie queda obligado a seguir con el sistema.
¿Sirve para un negocio de una sola persona?
Sí, y es donde más se nota. Si estás solo, cada llamada que no coges puede ser alguien que no vuelve a llamar.
¿Puedo quitarlo los días que estoy tranquilo en el local?
Sí. Lo activas y lo desactivas con el móvil, o lo dejas programado por horas.
Trato directo y personal
¿Vemos cuántas se te escapan?
Llámanos y cuéntanos cuántas llamadas pierdes en una semana normal. Te atiende una persona, y te decimos qué paso tiene sentido para ti. Trabajamos con un precio ajustado a lo que necesites, y lo sabes antes de empezar. Sin permanencia: si deja de servirte, lo quitamos.
Si quieres ir más allá, mira cómo hacer que no se te escape ningún cliente y cómo contestar el WhatsApp fuera de horario. Y lo que puede hacer la inteligencia artificial en tu negocio.
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