Solución
No teclear los mismos datos en dos programas
Copias al cliente en la agenda, luego en facturación y luego en una hoja. Cómo conectar tus programas para escribir cada dato una sola vez.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Meto al cliente en la agenda, luego en el programa de facturas y luego en una hoja para el seguimiento.»
Tres veces el mismo nombre, el mismo teléfono y la misma dirección. Y en una de las tres, un número bailado.
Teclear dos veces no es solo perder tiempo. Es tener datos distintos en cada sitio y no saber cuál es el bueno.
¿Por qué pasa?
Porque cada programa llegó por su lado. La agenda la elegiste un año, la facturación te la recomendó la asesoría y la hoja la hiciste tú. Ninguno se habla con los otros, y el puente entre ellos eres tú, a mano.
Haz el mapa antes de tocar nada
- Apunta todos los programas y hojas que usas en el negocio, incluido el WhatsApp.
- Al lado de cada uno, escribe qué datos metes en él: cliente, cita, presupuesto, factura, pago.
- Rodea con un círculo los datos que tecleas en más de un sitio.
- Decide qué sitio manda para cada dato. El cliente, por ejemplo, se da de alta en uno solo.
- Durante una semana, apunta cuánto rato pasas copiando. Ese es el tiempo que puedes recuperar.
Solo con el punto cuatro ya hay menos errores, aunque no conectes nada. Y el mapa te servirá después para explicarle a cualquiera cómo funciona tu negocio.
Cuatro maneras de conectar programas
De la más fácil a la más trabajosa:
- La conexión que ya trae el programa. Muchos programas vienen preparados para hablar con otros habituales. A veces basta con activarlo.
- Un conector. Hay servicios que vigilan un programa y, cuando pasa algo, lo copian en otro. Por ejemplo, cuando entra una reserva, se crea la ficha en facturación.
- Una conexión hecha a medida. Si los programas lo permiten, se escribe una pequeña pieza que los une a tu manera.
- Leer lo que el programa exporta. Si un programa no deja conectarse, a veces sí deja sacar los datos a un archivo. El sistema lo recoge y lo pasa al otro.
Cuál encaja va según cada programa, y lo estudiamos antes de proponerte nada.
Lo que hay que tener claro
Hay programas que no dejan sacar los datos. Si es así, se busca otra salida o se deja como está. No se fuerza nada que pueda romper tu programa o saltarse sus condiciones.
Los primeros días se revisa todo lo que se copia. Un error en una conexión se repite en cada registro.
Y si se mueven datos de clientes entre programas, todos tienen que guardarlos con el mismo cuidado. Si alguno los guarda fuera de España, conviene preguntar a tu asesoría o a tu abogado.
¿Dónde se teclea más?
En un concesionario, donde el mismo cliente pasa por la venta, el taller y la financiación. En una academia, con matrículas, listas de clase y recibos cada mes. En una asesoría, que pasa datos de sus clientes de un programa a otro todos los meses.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de programas?
Casi nunca hace falta. Primero se intenta conectar lo que tienes. Cambiar es lo último.
¿Qué pasa si un programa se actualiza y la conexión deja de funcionar?
Puede pasar. Por eso se deja un aviso: si algo no se copia, te enteras ese mismo día y lo arreglamos.
¿Mis datos pasan por vuestras manos?
Pasan por el sistema que conecta, con los permisos justos. Antes de empezar se deja por escrito qué se mueve y dónde se guarda.
¿Merece la pena con poco volumen?
Depende. Si copias tres fichas al mes, quizá no. Si copias diez al día, sí.
¿Puedo hacerlo yo con los conectores?
Para algo sencillo, sí. Cuando hay varios programas o datos delicados, conviene que lo monte alguien que lo pruebe a fondo.
Trato directo y personal
Cuéntanos qué programas usas
Llámanos y dinos qué datos copias de un sitio a otro. Contesta, que es quien lo va a mirar contigo. Te decimos si se puede conectar y con qué precio ajustado a lo que necesites, siempre antes de empezar. Permanencia, ninguna.
Más sobre esto: rellenar documentos solos, un resumen semanal del negocio y automatización para empresas.
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