Solución
Reservas por internet para clínicas dentales
Revisiones, limpiezas y primeras visitas que el paciente reserva solo, con recordatorio discreto. Urgencias y tratamientos, siempre con una persona.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«La recepcionista estaba atendiendo a un paciente con dolor y el teléfono no paraba de sonar.»
En una clínica dental la recepción cobra, explica presupuestos, recibe a quien llega y contesta el teléfono. Todo a la vez. Mientras, quien quiere una limpieza o una revisión llama a la hora que puede, que suele ser la peor.
Qué falla cuando todas las citas pasan por teléfono.
- Las revisiones se olvidan. El paciente dice «ya llamaré» y no llama hasta que le duele.
- El sillón vacío. Una cita que falla sin aviso deja al equipo esperando una hora entera.
- Las urgencias se mezclan. Quien tiene un flemón espera al teléfono detrás de quien quiere cambiar su limpieza.
- La primera visita se pierde. Alguien nuevo pregunta a las diez de la noche y por la mañana ya ha pedido cita en otra clínica.
Qué se puede reservar por internet y qué no.
La reserva online, que no es más que pedir cita por internet, conviene limitarla a lo que tiene duración fija:
- Sí: revisiones, limpiezas y primeras visitas. También las citas de seguimiento que el dentista deja indicadas.
- No: tratamientos largos, cirugías o lo que requiere preparar material. Esas citas las da la clínica.
Con eso claro, el resto va solo:
- Confirmación inmediata. Día, hora y dirección de la clínica.
- Recordatorio la víspera. Con un toque para confirmar o cambiar. El mensaje nunca dice el tratamiento ni el motivo.
- Lista de espera. Si alguien anula, se ofrece el hueco a quien quería adelantar su cita.
- Aviso de revisión. A los meses que marque el dentista, a quien dio permiso para recibirlo.
- Varios gabinetes. Cada dentista o higienista con su agenda, sin solaparse.
Lo que siempre lleva una persona.
Si alguien escribe con dolor fuerte, inflamación o sangrado, no se le ofrece un hueco cualquiera. El mensaje pasa a recepción para atenderlo como urgencia. Fuera de horario, se le indica a dónde acudir.
Tampoco se dan precios de tratamientos ni opiniones por mensaje. Un presupuesto se hace tras ver la boca, y lo explica la clínica.
Los datos de salud se quedan en el programa de la clínica. Lo que guarda el sistema de reservas es lo justo para la cita.
Lo que se gana en la agenda.
Recepción deja de coger llamadas solo para mover una limpieza al jueves. Los huecos que se liberan a última hora encuentran paciente más a menudo. Y las revisiones vuelven a la agenda por sí solas, en vez de esperar al dolor. La clínica dedica ese tiempo a explicar presupuestos y a atender bien a quien está delante.
Antes de nada, puedes hacer esto.
- Haz una lista de los tipos de cita que tienen duración fija.
- Revisa cuántos pacientes llevan más de un año sin revisión.
- Pide permiso por escrito para mandar recordatorios.
- Escribe la respuesta para quien escribe con dolor fuera de horario.
- Comprueba que tu ficha de Google tiene el teléfono de urgencias correcto.
Preguntas frecuentes
¿Puede un paciente nuevo coger cita sin llamar?
Sí, para una primera visita. Lo que salga de esa visita lo programa la clínica después.
¿Funciona con nuestro programa de gestión dental?
Depende del programa. Muchos permiten conectar la agenda, otros no. Lo comprobamos antes de cualquier propuesta.
¿Y si el paciente reserva algo que no toca?
Recepción lo ve y lo cambia. Por eso se limita al principio a pocos tipos de cita.
¿Me quedo atado al servicio?
No. No hay permanencia, y el precio, ajustado a lo que necesites, se dice antes de empezar.
Trato directo y personal
Nos ponemos con ello a distancia.
No hace falta parar la consulta. Lo montamos a distancia, por videollamada, teléfono o WhatsApp. Escríbenos o llámanos y te atiende una persona.
Para seguir: la automatización para clínicas dentales, el WhatsApp para clínicas dentales y cómo recordar citas por WhatsApp. Además, los avisos de revisiones, el posicionamiento en Google y la automatización de empresas.
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