Solución
Verifactu y facturas para distribuidores y mayoristas
Albarán en cada entrega, precios pactados por cliente, abonos de envases y cobros en ruta: cómo afecta Verifactu a un distribuidor y qué va solo.
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«Mi camión deja género en treinta bares por semana. Cada uno tiene su precio, su albarán y su manera de pagar.»
Un distribuidor factura mucho y en muchas formas. Hay clientes que pagan al repartidor, otros a fin de mes y otros que devuelven envases o género caducado. Detrás de cada bar hay un albarán, un precio pactado y, al final, una factura.
Los dos conceptos, en una frase cada uno.
Verifactu pide que el programa de facturación guarde cada factura sin posibilidad de tocarla después sin rastro. Lo emitido queda grabado y encadenado, y los arreglos se hacen con documentos nuevos.
La factura electrónica es mandar la factura en un archivo que el programa del cliente lee solo. Con una cadena de supermercados o un grupo de hoteles, es lo que más se notaría.
Qué te toca y a partir de cuándo lo confirma tu asesoría. Nosotros no damos fechas ni interpretamos normas. Si quieres el resumen general, está en factura electrónica y Verifactu.
Así factura un distribuidor.
- El albarán de cada entrega. Lo firma el cliente al descargar, con lo que se ha dejado.
- Precios por cliente. Cada bar o tienda tiene sus condiciones pactadas.
- La factura agrupada. Semanal o mensual, juntando los albaranes de ese cliente.
- Los abonos. Envases devueltos, género que caduca o una caja que llegó rota.
- El cobro en ruta. El repartidor cobra en efectivo o con el móvil al entregar.
¿Qué cambia en la oficina y en el camión?
Los abonos son lo más delicado. Ya no basta con restar a mano en la factura siguiente. Cada abono va con su propio documento, unido a lo que corrige.
Los albaranes tienen que entrar en el programa cuando se firman. Si llegan a la oficina días después, la factura agrupada sale tarde o incompleta.
Y lo cobrado en ruta tiene que quedar registrado y cuadrar con lo que trae el repartidor por la tarde.
Albaranes y abonos que no esperan a la oficina.
- Albarán digital. El cliente firma en el móvil del repartidor y el albarán entra en el programa al instante.
- Factura agrupada a su hora. Cada cliente recibe su factura semanal o mensual con el detalle de sus entregas.
- Abonos en su sitio. Envases y devoluciones se registran con su documento y aparecen en el resumen.
- Cuadre del repartidor. Al volver, lo cobrado en ruta se compara solo con lo que debía cobrar.
Si los precios por cliente y los pedidos viven en sitios distintos, mira cómo pasar datos entre programas. Y para lo que tarda en cobrarse, lee sobre la previsión de tesorería.
Lo que puedes revisar antes del lunes.
- Pide a tu asesoría que te diga por escrito cómo deben ir tus abonos.
- Cuenta cuántos albaranes llegan tarde a la oficina en una semana.
- Comprueba que los precios pactados están en el programa y no solo en la libreta del comercial.
- Mira cuánto se cobra en ruta y cómo se cuadra hoy.
- Pregunta a tus clientes más grandes si piden la factura en algún formato especial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir haciendo una factura al mes por cliente?
Sí, es una manera de trabajar muy normal. Lo que cambia es que los albaranes tienen que estar bien registrados. El detalle lo confirma tu asesoría.
¿Qué hago con los envases devueltos?
Se registran con su abono, enlazado a la entrega. Cómo se trata fiscalmente lo dice tu asesoría.
¿Conecta con mi programa de gestión?
Depende de cuál uses. Si permite sacar pedidos y albaranes, se aprovecha. Lo comprobamos antes de proponerte nada.
¿También lleváis la parte de Hacienda?
No. Eso pertenece a tu asesoría. Lo nuestro es que todo le llegue ordenado y sin teclear.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos clientes y rutas tengas. Antes de arrancar te damos un precio ajustado a lo que necesites. Sin permanencia, como debe ser.
Trato directo y personal
¿Hablamos cuando vuelva el último camión?
Escríbenos por WhatsApp o llámanos a última hora. Te atiende una persona que pregunta cómo cierras cada ruta. Más páginas: la automatización para distribuidores y la automatización para empresas.
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