Solución
WhatsApp para restaurantes
Reservas, alérgenos y comidas de grupo por WhatsApp sin salir de la sala. Lo repetido se contesta solo; lo delicado, una persona del local.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«A las nueve y media tengo la sala llena y el móvil con veinte mensajes sin leer.»
En un restaurante, WhatsApp es la puerta de las reservas. La gente escribe mientras decide dónde cenar y quiere respuesta antes de que se le pasen las ganas. Si tardas, prueba en el local de enfrente.
La idea es sencilla: que lo repetido se conteste solo y que tu equipo vea únicamente lo que necesita una mano.
¿Qué mensajes te llegan entre plato y plato?
- «¿Os queda mesa para seis esta noche?» El asistente que contesta solo mira las mesas libres, propone hora y deja la reserva apuntada.
- «Mi hija es celíaca, ¿qué puede comer?» Repite lo que dice tu carta de alérgenos, sin añadir nada, y pide que lo comenten al camarero al sentarse.
- «Somos catorce para una despedida, ¿tenéis menú cerrado?» Envía los menús de grupo, pregunta fecha y comensales y os pasa la petición para confirmarla.
- «¿Hay terraza? ¿Se puede aparcar cerca?» Respuesta fija, al momento.
- «Llegamos veinte minutos tarde, ¿nos guardáis la mesa?» Aplica la regla que hayas marcado y avisa en sala.
- «Al final no podemos ir.» Suelta la mesa y la ofrece a quien estaba en lista de espera.
Lo que nunca contesta una máquina.
Una reacción alérgica, una queja por un plato o una cuenta que no cuadra pasan directas a alguien del local. También quien pide hablar con el encargado.
Si un cliente pregunta si está hablando con una persona, recibe la verdad: es un sistema automático y hay un compañero del restaurante pendiente.
De cada reserva se guarda lo justo: nombre, teléfono, día y número de comensales.
Cómo queda funcionando.
- Nos cuentas tus turnos, tus mesas y las normas de la casa: retrasos, grupos, perros, tronas.
- Redactamos las respuestas con vuestra forma de hablar y las repasas antes de activarlas.
- Lo probamos unos días con mensajes reales y pulimos lo que chirríe.
Un detalle que conviene saber: WhatsApp cobra ciertos mensajes, sobre todo los recordatorios que el restaurante manda por su cuenta. El coste cambia según quién empieza la conversación y para qué. Lo vemos con tu volumen antes de decidir.
Diciembre, días de partido y domingos de comunión.
Hay semanas en que el WhatsApp del restaurante parece una centralita. En diciembre llueven las comidas de empresa. En mayo, las celebraciones familiares. Y cualquier noche de partido, las mesas para ver el fútbol.
En esas fechas el asistente recoge lo que siempre os hace falta: día, número de personas, menú elegido y un teléfono de contacto. Os llega todo junto, en una sola ficha, y vosotros decidís si cabe. Nadie tiene que repasar cuarenta conversaciones para saber cuántos grupos hay el viernes.
Lo que puedes hacer esta misma tarde.
- Pasa tu carta de alérgenos a un documento limpio y al día. Será la única fuente para contestar.
- Escribe en tres líneas tus condiciones para grupos.
- Pon un mensaje de ausencia para las horas fuertes: «Estamos sirviendo. Dinos día, hora y personas, y te confirmamos en un rato».
- Decide cuántos minutos guardas una mesa a quien llega tarde.
- Apunta durante una semana qué te preguntan más por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Puede confirmar reservas sin que nadie lo mire?
Sí, si le das reglas claras: aforo por turno, tamaño máximo de mesa y horas. Las mesas grandes conviene que las confirme alguien del local.
¿Qué pasa si se equivoca con un alérgeno?
No improvisa: copia tu carta y remite al personal de sala. Si la carta tiene un error, la respuesta también, así que revisarla va primero.
¿Sirve para pedidos para llevar?
Depende de cómo los prepares ahora. Para encargos sencillos, sí. Con una carta muy larga, a veces funciona más un enlace a la carta.
¿Me ato por mucho tiempo?
No. Trabajamos sin permanencia y con un precio ajustado a lo que necesites, que conoces antes de empezar.
Trato directo y personal
¿Hablamos cuando cierre la cocina?
Escríbenos o llámanos en tu rato libre y cuéntanos cuántas reservas os entran por WhatsApp. Al otro lado hay una persona, no un contestador.
Para ampliar, mira el WhatsApp para empresas en general y la automatización para restaurantes. También cómo contestar el WhatsApp fuera de horario, las reservas a cualquier hora y cómo te encuentran con el posicionamiento en Google.
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