Sector
Automatización para administradores de fincas
Incidencias de vecinos, convocatorias, actas y recibos pendientes: lo que un administrador de fincas puede dejar en automático sin perder el trato.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
Un administrador de fincas tiene tantos jefes como vecinos. Uno escribe por la gotera, otro por el ruido del bajo y otro porque el ascensor lleva dos días parado. Casi todos quieren respuesta ya, aunque sean las diez de la noche.
Lo que agota no es el problema de cada comunidad. Es contestar lo mismo una y otra vez mientras intentas resolverlo.
¿Qué te escriben los vecinos?
- «¿Cuándo arreglan el ascensor?»
- «¿Me mandas el acta de la última junta?»
- «Hay una mancha de humedad en mi techo, ¿quién viene a verla?»
- «¿Cuándo es la próxima junta?»
- «¿Por qué me han pasado este recibo?»
La mayoría tiene respuesta en lo que ya guardas. El acta está archivada, la fecha de la junta está fijada y el aviso al ascensorista ya salió. Un sistema puede contestar eso por WhatsApp a cualquier hora. Y si la incidencia es nueva, la apunta con foto, finca y piso.
Lo que puede quedar en marcha sin ti.
- Incidencias. El vecino manda foto y descripción. Queda registrada con su comunidad y su vivienda, y recibe un número para seguirla.
- Aviso al proveedor. El fontanero o el ascensorista de esa finca recibe el encargo con los datos y la foto. Tú dejas de hacer de mensajero.
- Estado de la avería. Cuando el proveedor da fecha, el vecino recibe el aviso. Nadie tiene que llamarte para preguntar.
- Convocatorias. Salen a todos los propietarios con el orden del día, y la junta se recuerda la víspera.
- Actas. Una vez firmadas, llegan a cada vecino y quedan a mano para quien la vuelva a pedir.
- Recibos pendientes. El propietario que no ha pagado recibe un recordatorio amable, antes de que la cosa se enrede.
- Presupuestos de proveedores. Se piden a varios a la vez y te llegan ordenados para llevarlos a la junta.
Lo que se queda en manos de personas.
Las decisiones son de la junta y del presidente. Un sistema no opina sobre quién paga una reparación ni interpreta los estatutos. Tampoco reclama deudas por la vía judicial: eso te lo coordinamos con el abogado o el profesional que lleve la comunidad.
Los datos de los propietarios se tratan con cuidado. Cada vecino recibe solo lo de su finca, y los listados no circulan por grupos.
Los conflictos entre vecinos y las quejas subidas de tono pasan a una persona. Las urgencias también: un escape de agua o alguien encerrado en el ascensor no esperan a un mensaje automático.
¿Cómo te encuentra una comunidad que quiere cambiar de administrador?
Casi siempre porque el presidente de turno se harta y busca «administrador de fincas» con su barrio o su pueblo. Mira las reseñas y entra en la web para ver si se entiende qué haces y cómo atiendes.
Una ficha de Google cuidada y unas páginas claras sobre tus servicios ayudan mucho. Es trabajo de posicionamiento en Google y se nota con los meses, no de un día para otro.
Poder decir que los vecinos tienen un canal que contesta de noche también pesa. Es justo lo que ese presidente echa de menos.
Para empezar sin gastar nada.
- Haz una lista con las diez preguntas que más te llegan y escribe una respuesta corta para cada una.
- Crea en WhatsApp una respuesta rápida para averías: «Mándame foto, finca y piso, y hoy mismo lo paso al proveedor».
- Guarda en una carpeta por comunidad las actas y convocatorias en PDF, con fecha en el nombre.
- Anota en una hoja qué proveedor atiende cada finca y cómo localizarle.
- Pide a cada presidente un número para avisos urgentes y tenlo a mano.
Preguntas frecuentes
¿Los vecinos mayores van a saber usarlo?
Si saben mandar un WhatsApp, sí. Y quien prefiera llamar al despacho puede seguir haciéndolo.
¿Sirve con el programa de administración que ya uso?
Si deja sacar los datos de comunidades y propietarios, se aprovecha. Si no, trabajamos con listas y con el WhatsApp. Lo comprobamos contigo antes de montar nada.
¿Puede cobrar los recibos?
No los cobra. Avisa y recuerda. El cobro sigue por el banco como hasta ahora, y lo que haya que reclamar lo decide la junta.
¿Qué pasa si un vecino escribe enfadado o con malos modos?
El sistema no entra al trapo. Contesta con educación y te pasa el mensaje para que decidas tú.
¿Cuánto cuesta y me ata a algo?
Te damos un precio ajustado a lo que necesites antes de empezar, según cuántas comunidades lleves. No hay permanencia: si un mes no te compensa, lo dejas.
Trato directo y personal
Cuéntanos cuántas comunidades llevas.
Llámanos o mándanos un WhatsApp y te explicamos cómo lo montaríamos en tu despacho. Nosotros te lo dejamos funcionando y lo vamos ajustando con lo que escriban los vecinos.
Si prefieres leer antes, mira cómo hacer seguimiento de cada cliente, cómo ordenar recibos y cobros, qué es la automatización para empresas o la página para inmobiliarias.
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