Solución
Pedidos a proveedores y control de existencias
Que no se te acabe lo que más vendes ni se te llene el almacén de lo que no sale. Cómo llevar el control de stock y los pedidos en un negocio pequeño.
WhatsApp 24h. Te atiende una persona, sin centralita y sin compromiso.
«Me doy cuenta de que falta algo cuando un cliente me lo pide.»
En un negocio pequeño el stock se suele llevar de cabeza. Funciona mientras eres tú quien lo ve todo. El día que faltas, o que el negocio crece, empiezan las roturas. Se acaba lo que más sale. Se pide dos veces lo mismo. Caduca lo que nadie miró.
Llevar el control de stock no es contar cajas todos los días. Es saber, sin ir al almacén, qué tienes, qué se está acabando y qué toca pedir.
¿Qué cuesta no tenerlo controlado?
- La venta que se pierde porque no lo tenías.
- El dinero parado en estanterías con producto que no sale.
- Lo que caduca o pasa de moda antes de venderse.
- Los pedidos urgentes, que siempre salen más caros.
- Las horas contando a mano para el inventario de fin de año.
Las tres cosas que hay que saber de cada producto.
- Cuánto tienes. Entra con cada albarán y sale con cada venta.
- Cuánto gastas a la semana. Con eso sabes cuánto te dura.
- Cuánto tarda en llegar. Los días entre tu pedido y la mercancía en la puerta.
Con esas tres cosas se calcula el punto de pedido. Es la cantidad a la que, si bajas, tienes que pedir ya. Si un producto te dura dos semanas y el proveedor tarda una, pides cuando te queda para algo más de una semana.
Que las ventas descuenten solas.
El gran salto es que la caja y el almacén hablen entre sí. Cada venta descuenta del stock sin que nadie toque nada. Cada albarán que entra, suma. Muchos programas de caja y de facturación ya lo hacen, pero no siempre está activado o bien configurado. Depende del programa; lo miramos antes de proponer cambiar nada.
Si las cosas están en dos programas que no se hablan, se pueden conectar: mira cómo pasar datos entre programas.
Pedir a proveedores sin hacerlo de memoria.
Con el punto de pedido en marcha, el sistema te prepara cada semana la lista de lo que toca pedir, agrupada por proveedor. La revisas, cambias lo que quieras y sale el pedido. Cuando llega la mercancía, se compara con lo pedido y se avisa si falta algo.
Las facturas de esos proveedores, de paso, quedan ordenadas para la asesoría.
El inventario, una vez al año o poco a poco.
Aunque el sistema descuente solo, hay que contar de verdad de vez en cuando. Hay roturas, regalos, errores y alguna pérdida. Una idea que funciona: contar cada semana una sola estantería o familia. Al final del año lo has contado todo sin cerrar ni un día.
Lo que puedes hacer esta semana.
- Haz una lista de tus veinte productos que más salen.
- Apunta al lado cuánto tarda cada proveedor en servirlos.
- Cuenta cuánto tienes ahora de esos veinte.
- Marca un mínimo para cada uno y pégalo en el almacén.
- Comprueba si tu programa de caja tiene control de existencias y si lo usas.
Negocios donde más se nota.
En una farmacia, con muchísimas referencias y caducidades. En un restaurante, donde el género fresco no espera. En un taller, con piezas y recambios que paran un coche si faltan. Y en cualquier comercio que además vende en una tienda por internet, donde el stock tiene que cuadrar en los dos sitios.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa nuevo para controlar el stock?
No siempre. Primero miramos el que tienes. Muchos lo traen y no se usa.
¿Sirve una hoja de cálculo?
Para pocos productos, sí. Con muchas referencias o varias personas vendiendo, se queda corta y empiezan los errores.
¿Se puede pedir al proveedor de forma automática?
Se puede preparar el pedido solo. Que salga sin que nadie lo mire no lo recomendamos al principio.
¿Y con productos a granel o por peso?
También, pero hay que pensar bien la unidad. Lo vemos con tu forma de comprar y de vender.
¿Cuánto cuesta montarlo?
Depende de cuántos productos tengas y del programa. Te damos un precio ajustado a lo que necesites antes de empezar, sin permanencia.
Trato directo y personal
¿Quieres dejar de llevar el almacén de memoria?
Escríbenos y cuéntanos qué vendes y con qué programa cobras. Te decimos si se puede conectar y por dónde empezaríamos.
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